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L'organisation d'un webinaire réussi est difficile parce qu'il faut.. :
Choisissez le sujet, l'heure et la date qui conviennent à votre public cible.
Trouver une plateforme de webinaire qui réponde à vos besoins uniques en matière de logiciels
Promouvoir votre webinaire, encourager les inscriptions et inciter les gens à y participer
Liste de contrôle du jour du webinaire à parcourir dans les heures précédant l'événement
Recueillir les réactions après le webinaire et examiner les données afin d'améliorer les prochains webinaires.
Le nombre d'étapes peut sembler écrasant et faire en sorte que certaines tâches passent facilement entre les mailles du filet. C'est pourquoi nous avons créé cette liste de contrôle complète pour les webinaires, qui vous guidera tout au long du processus de planification des webinaires et vous permettra de ne rien oublier.
REMARQUE : Lorsque nous discutons des stratégies couvertes par cette liste de contrôle, nous utilisons parfois notre plateforme webinaire, eWebinarcomme exemple pour expliquer comment les mettre en œuvre. Ces stratégies peuvent toutefois être appliquées à l'aide d'autres logiciels.
eWebinar est une plateforme de webinaire à la demande qui transforme une vidéo préenregistrée en un webinaire interactif qui peut facilement surpasser un webinaire en direct si le contenu est bien adapté à l'automatisation. Pour voir eWebinar en action, participez à notre démonstration à la demande. Nous utilisons notre produit pour faire la démonstration de notre produit !
Plongeons dans l'aventure !
La plupart des (bons) webinaires en direct sont planifiés au moins deux mois à l'avance - c'est donc le point de départ de votre processus de planification !
Avant toute chose, vous devez décider du sujet de votre webinaire. Le contenu du webinaire doit être basé sur les objectifs de votre entreprise et les besoins de votre public cible. Vous devez aligner les deux aussi étroitement que possible mais, en cas de doute, penchez pour les besoins de votre public.
La plupart des experts recommandent d'offrir en priorité de la valeur ajoutée pendant 80 % du webinaire, afin que les participants soient plus enclins à se convertir lorsqu'ils atteindront le CTA à la fin du webinaire - ou même avant !
Une fois que vous avez choisi le sujet principal que vous allez aborder, l'étape suivante consiste à définir les sous-thèmes que vous aborderez au cours de la présentation. Vous pouvez réaliser des études de marché ou des enquêtes de satisfaction pour identifier les points problématiques de votre public et sélectionner les sous-thèmes en fonction de ceux-ci.
Lorsqu'il s'agit de décider quand d'organiser votre événement, vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour planifier, créer et promouvoir votre webinaire. Nos recherches ont montré que les webinaires organisés en milieu de semaine ou de journée ont le taux de participation le plus élevé.
Plus précisément, les données montrent que
Le meilleur jour de la semaine pour organiser un webinaire en direct est soit le mercredi ou le le jeudi.
Le meilleur moment de la journée pour organiser un webinaire en direct est soit 11 HEURES ou 14 HEURES dans le fuseau horaire qui conviendra à la majorité de votre public
Remarque : La vérité est que vous ne pourrez jamais vous adapter à l'emploi du temps de tout le monde. La seule façon de contourner cet obstacle est d'utiliser une plateforme de webinaires préenregistrés, comme eWebinar, qui vous permet de proposer vos webinaires à la convenance de votre public cible sans sacrifier l'expérience des participants.
Ces données sont logiques puisque les gens sont souvent plus occupés tôt le matin, en fin d'après-midi et au début/à la fin de leur semaine de travail. La plupart des gens ne veulent pas non plus utiliser leur précieux temps de week-end pour participer à des webinaires (sauf s'il s'agit d'un sujet qui les intéresse vraiment ou d'un webinaire B2C).
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur La meilleure heure et le meilleur jour pour organiser un webinaire!
Il existe plusieurs formats de webinaires que vous pouvez utiliser en fonction de vos objectifs, de votre sujet et de votre public :
Webinaires de vente. Les webinaires de vente sont des présentations en ligne créées pour vendre un produit ou un service et convertir les participants en clients. Vous constaterez qu'ils commencent souvent par agiter les points de douleur, présenter la solution, puis mettre en place un CTA à la fin du webinaire.
Formation/Intégration. Les webinaires peuvent également être utilisés pour proposer une formation ou un accueil des clients.
Leadership éclairé. Les webinaires de leadership intellectuel comprennent souvent des experts du secteur en tant qu'intervenants invités, des discussions de groupe sur des sujets avancés et des séances de questions-réponses prolongées à la fin pour répondre aux questions de l'auditoire.
Séminaires. Les démonstrations sont des webinaires de démonstration (d'où leur nom) au cours desquels vous montrez aux participants comment fonctionne votre produit ou votre service. Ils sont similaires aux webinaires de vente, mais servent également à la formation des clients en offrant un aperçu informatif du produit/service et de la manière de l'utiliser.
Il ne s'agit là que de quelques exemples de formats de webinaires que vous pouvez utiliser pour votre présentation.
Remarque : Tous les formats énumérés ci-dessus (à l'exception du leadership éclairé) sont des candidats idéaux pour l l'automatisation des webinaires car vous vous retrouverez probablement à faire la même présentation à plusieurs reprises.
Il y a quelques caractéristiques indispensables que vous devez rechercher lorsque vous choisissez une plateforme de webinaire en direct :
Fonctionnalités de chat en direct. La communication bidirectionnelle entre l'organisateur et les participants est au cœur de l'expérience du webinaire. Vous devez donc vous assurer que la plateforme que vous choisissez vous permet d'envoyer des messages aux participants pendant et après le webinaire.
Formulaires d'inscription. Des flux d'inscription fluides sont essentiels pour garantir que suffisamment de personnes s'inscrivent à votre webinaire. L'idéal est d'utiliser une plateforme de webinaire dotée d'une combinaison de fonctionnalités d'inscription intégrées et d'intégrations de pages d'atterrissage tierces.
Outils de présentation. Les possibilités de participation du public, telles que les tableaux blancs, les diaporamas et les documents à distribuer, rendront l'expérience des participants plus interactive, tout en vous aidant à faire passer votre message.
Sondages et enquêtes. Dans le même ordre d'idées, la possibilité de sonder les participants pendant le webinaire favorisera la participation de l'auditoire tout en vous donnant l'occasion de recueillir des informations précieuses auprès des participants.
Analyse du webinaire. Vous devriez pouvoir consulter les données relatives à l'audience (nombre de spectateurs ou taux d'engagement) pendant le webinaire et les données de performance (taux de participation et taux de conversion) après le webinaire.
Séquences d'e-mails. La possibilité d'envoyer des courriels aux personnes qui se sont inscrites à votre webinaire vous aidera à leur rappeler de participer dans les jours précédant l'événement, à recueillir des commentaires après coup et à entretenir les clients potentiels qui ont participé à votre webinaire.
Les caractéristiques ci-dessus se concentrent sur les plateformes de webinaires en direct. Toutefois, si votre présentation est propice à l'automatisation, vos webinaires seront plus performants. Les webinaires automatisés étant disponibles à la demande, cette approche vous permettra d'accueillir un plus grand nombre de participants.
Une fois le sujet, l'horaire, le format et la plateforme de votre webinaire décidés, il est temps de passer à la phase de création, idéalement plus d'un mois avant la date de l'événement.
Une fois votre webinaire créé, il est temps de créer la page d'inscription au webinaire sur laquelle les internautes vont se rendre. Veillez à simplifier le processus d'inscription et à supprimer les champs de formulaire inutiles. Un nom et une adresse électronique sont tout ce dont vous avez besoin, alors pourquoi augmenter les frictions en posant des questions supplémentaires ?
Voici quelques bonnes pratiques auxquelles votre page d'atterrissage de webinaire doit se conformer :
Un titre attrayant titre qui explique le sujet et les avantages du webinaire tout en créant un sentiment d'urgence.
Liste à puces description des sujets que vous aborderez, des solutions que vous proposerez et/ou des problèmes à résoudre.
Les biographies de l'animateur et de l'invité qui établissent la crédibilité des personnes qui présentent le webinaire.
Preuve sociale comme les témoignages, les études de cas et les marques avec lesquelles vous travaillez.
Détails de la programmation tels que l'heure, la date et le lieu de diffusion.
Bouton CTA bouton CTA que les visiteurs peuvent utiliser pour s'inscrire.
Outre les six meilleures pratiques susmentionnées, vous devez également vous assurer que votre page de renvoi s'affiche correctement sur les appareils mobiles afin d'éviter de perdre des clients potentiels qui découvrent votre webinaire sur leur smartphone.
Remarque : Si vous organisez un webinaire payant, la dernière étape à réaliser est la mise en place du processus d'encaissement des paiements. La plupart des plateformes de webinaires n'intègrent pas cette fonction dans leur logiciel. mettre en place des processeurs de paiement tiers comme PayPal ou Eventbrite.
Enfin, vous pouvez optimiser votre page en effectuant des tests A/B sur différents éléments tels que les titres, les listes, les biographies et les CTA. Cela peut vous aider à améliorer les taux de conversion de la page d'atterrissage et donc à obtenir plus d'inscriptions à votre webinaire.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Comment créer une page d'atterrissage de webinaire à fort taux de conversion ou jetez un coup d'œil à nos 28 exemples de pages d'atterrissage de webinaires!
Maintenant que les participants ont la possibilité de s'inscrire à votre webinaire, il est temps de rédiger des séquences d'e-mails.
Vous aurez besoin de quatre types d'e-mails pour chaque webinaire :
Courriels d'invitation à un webinaire. Les courriels d'invitation peuvent être envoyés à votre liste de diffusion si vous faites la promotion de votre webinaire auprès d'un public existant.
Confirmations d'inscription. Les courriels de confirmation d'inscription informent les personnes que leur inscription a été acceptée et leur donnent la possibilité d'ajouter l'événement à leur calendrier.
E-mails de rappel pour les inscrits. Les séquences de rappel permettent augmenter la participation en s'assurant que les personnes inscrites à un webinaire n'oublient pas l'événement auquel elles se sont inscrites.
Courriels de suivi post-webinaire. Le fait de contacter les participants après la fin du webinaire vous aidera à recueillir des commentaires, à entretenir les prospects et/ou à favoriser les conversions.
Une fois que vous avez rédigé tous les courriels, vous devez les programmer :
Invitations : Envoyez-les après la création de votre page d'inscription (2 à 3 semaines avant l'événement).
Confirmations : Envoyez-les immédiatement après l'inscription d'une personne au webinaire.
Rappels : Programmez l'envoi de rappels aux participants un jour avant, une heure avant et cinq minutes avant le début du webinaire.
Suivi : Planifiez l'envoi juste après la fin du webinaire.
Remarque : Si vous utilisez un un logiciel de webinaire automatisé vous n'aurez à rédiger ces séquences d'e-mails qu'une seule fois, puis à les envoyer automatiquement à tous les futurs inscrits. Si vous utilisez notre plateforme de webinaire, eWebinar, vous n'aurez même pas besoin de les rédiger puisque nous incluons des emails dans tous nos modèles.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Comment rédiger des e-mails de suivi de webinaire qui obtiennent des résultats!
Une fois le délai de trois semaines écoulé, vous devez vous concentrer sur le rappel des personnes inscrites, la promotion de votre webinaire auprès de celles qui ne sont pas encore au courant et la rédaction de toutes les diapositives nécessaires.
Il s'agit de faire connaître l'événement à venir au plus grand nombre. Cela signifie que vous devez promouvoir votre webinaire par le biais de médias payants, organiques et/ou gagnés. Les méthodes que vous utiliserez dépendront en fin de compte des objectifs de votre webinaire et de votre budget de promotion.
Vous pouvez promouvoir votre webinaire de plusieurs façons, par exemple :
Publier du contenu organique sur votre blog ou vos canaux de médias sociaux
Promotion croisée avec des partenaires dans votre espace pour maximiser la portée.*
Mentionner l'événement à venir dans les communautés en ligne
Marketing d'influence pour tirer parti des audiences existantes
Diffusion d'annonces payantes (si votre budget le permet)
*La promotion croisée étant plus longue à coordonner, il est préférable de planifier à l'avance l'utilisation de cette méthode de promotion.
Bien entendu, l'approche exacte que vous choisirez dépendra du sujet de votre webinaire, de ses objectifs et de son format. Il n'existe pas de solution unique, il suffit donc de passer en revue les options disponibles et de voir quel canal vous convient le mieux.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur 25 façons de promouvoir un webinaire permanent à la demande!
Bien que vous deviez promouvoir régulièrement votre prochain webinaire dans les semaines qui le précèdent, il est toujours essentiel de publier des messages sur votre compte de médias sociaux le jour même de l'événement. Vous aurez ainsi l'occasion d'atteindre les participants de dernière minute et de rappeler à ceux qui se sont déjà inscrits au webinaire.
Veillez à inclure un hashtag pour le webinaire afin de faciliter le partage social et, avec un peu de chance, d'obtenir un trafic viral vers votre page d'inscription. Vous pouvez même utiliser la méthode "Whisper-Tease-Shout" d'Alex Hormozi pour augmenter progressivement votre promotion sociale pendant la période précédant le webinaire :
Chuchotez Faites savoir à votre public qu'un webinaire est en préparation quelques mois à l'avance.
Insistez sur les avantages dans les semaines précédant le webinaire programmé
Annoncez un compte à rebours dans les derniers jours précédant votre webinaire
Cela suscite la curiosité, l'intérêt et l'anticipation - dans cet ordre.
Pour que votre webinaire se déroule sans heurts, il est conseillé d'utiliser une structure de présentation éprouvée.
Notre structure de démonstration à la demande en cinq étapes en est un exemple. structure de démonstration à la demande en cinq étapes:
Établir l'ordre du jour
Racontez votre histoire
S'attaquer à la concurrence
Révéler la solution
Demander la fermeture
En règle générale, vous ne devez pas consacrer plus d'une minute à la présentation de l'ordre du jour, 80 % de la présentation doit apporter de la valeur ajoutée au sujet principal du webinaire, puis vous devez enregistrer votre CTA pour le dernier cinquième du webinaire.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Comment créer des CTA pour les webinaires à fort taux de conversion!
Une fois que vous avez choisi la structure de présentation que vous préférez (il n'est pas nécessaire que ce soit la nôtre), vous devez rédiger le script que vous lirez pendant la présentation. Il peut s'agir d'un texte in extenso, d'un texte à puces ou d'un texte intermédiaire, selon vos préférences.
Si vous invitez des orateurs ou si vous organisez un débat d'experts, vous ne rédigerez pas vraiment un scénario, mais plutôt une liste de questions à poser. Veillez donc à communiquer la liste de questions aux intervenants à l'avance, afin qu'ils puissent se préparer et donner leur avis sur ce qu'il convient d'inclure.
Tous les webinaires n'utilisent pas de jeux de diapositives. Certains préfèrent les tableaux blancs, les graphiques contextuels ou les présentations vidéo uniquement. Si vous prévoyez d'utiliser un jeu de diapositives, c'est le moment de créer les diapositives du webinaire. À ce stade, vous devriez disposer de tous les détails nécessaires, tout en ayant suffisamment de temps pour préparer le jeu de diapositives.
Au cours des deux dernières semaines précédant votre webinaire, vous devez recueillir les réactions des personnes qui se sont engagées à y participer et finaliser les notes ou les diapositives de la personne qui présentera le webinaire.
Pour garantir le succès de votre webinaire, vous devez recueillir les commentaires des participants au webinaire que vous avez enregistrés jusqu'à présent. Les réponses aux questions ci-dessous vous aideront à identifier les points faibles des participants, à connaître leurs objectifs et à déterminer les canaux de promotion à privilégier.
Il y a trois questions principales que vous devez inclure dans votre enquête pré-webinaire :
Pourquoi le thème du webinaire est-il important pour vous ?
Pourquoi vous êtes-vous inscrit à ce webinaire ?
Comment avez-vous entendu parler du webinaire ?
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Les meilleures questions d'enquête à poser avant, pendant et après un webinaire!
Que la présentation soit animée par un seul webinaire ou qu'elle comprenne plusieurs intervenants, la préparation de notes permet de s'assurer que tous les points clés ont été abordés avant la fin de la session. Vous pouvez même insérer des points supplémentaires basés sur les réponses à votre enquête pré-webinaire pour combler les lacunes de la présentation.
Enfin, il est temps de télécharger le jeu de diapositives du webinaire que vous avez finalisé la semaine précédente. Nous vous recommandons de le faire après l'enquête auprès des inscrits et les notes des intervenants, au cas où ils découvriraient des ajustements de dernière minute à apporter au jeu de diapositives.
À sept jours de la présentation du webinaire, vous devez procéder à quelques vérifications finales pour vous assurer que tout fonctionne correctement et que tout est prêt pour la date prévue.
Si votre webinaire comprend des présentations d'orateurs invités, vérifiez avec eux une semaine à l'avance qu'ils sont prêts à intervenir comme prévu. Si l'un des membres de l'équipe de présentation se désiste, cela devrait vous laisser suffisamment de temps pour trouver un remplaçant.
Si seules quelques personnes se sont inscrites à votre webinaire jusqu'à présent, vous devrez peut-être envisager de le reprogrammer afin d'avoir plus de temps pour promouvoir l'événement. D'un autre côté, si vous êtes proche de votre objectif d'inscriptions, un dernier gros effort promotionnel pourrait suffire à franchir la barre.
Après deux mois de planification et de préparation, le jour est enfin venu d'organiser votre webinaire. Il est temps d'envoyer un dernier rappel, de publier sur vos réseaux sociaux et de vous préparer aux difficultés techniques.
Effectuez un "essai" avant le webinaire pour tester votre matériel et vos logiciels tout en ayant la possibilité de vous entraîner à la présentation proprement dite. Cela ne garantit pas que tout se passera bien - il peut toujours y avoir un problème lors d'un webinaire en direct - mais cela réduit les risques de mauvaises surprises.
La première chose à faire le jour de l'événement est d'envoyer un courriel de rappel à toutes les personnes inscrites au webinaire. Si votre plateforme de gestion de webinaires prend en charge des séquences de rappel automatisées, cette étape peut s'effectuer d'elle-même.
Un bon exemple serait notre plateforme, eWebinar, qui vous permet d'automatiser les messages de rappel par e-mail, SMS et WhatsApp. Vous pourrez même choisir combien de jours, d'heures ou de minutes avant le webinaire vous souhaitez que chaque notification de rappel soit envoyée aux inscrits.
Pour en savoir plus sur nos rappels automatiques, cliquez ici !
Comme pour tout événement en direct, des difficultés techniques sont susceptibles de survenir lors de la présentation de votre webinaire.
Une panne de courant, une connexion Internet lente, un problème de logiciel ou un dysfonctionnement du matériel peuvent interrompre brutalement votre webinaire. Chez eWebinar, nous appelons ces défis de présentation en direct le Triangle des difficultés techniques :
Le jour de votre webinaire, les principales vérifications techniques à effectuer sont les suivantes :
Testez le son de votre microphone
Effectuez un test de vitesse internet
Vérifiez que votre appareil photo fonctionne
Double vérification de l'éclairage
Il y a Il y a Certaines mesures préventives peuvent être prises, comme l'installation d'une connexion Internet câblée, l'achat d'une alimentation électrique sans coupure et la prière aux divinités des difficultés techniques pour que votre matériel/logiciel ne se dérègle pas pendant la présentation.
Cependant, le seul moyen infaillible d'éliminer la latence des webinaires et de résoudre définitivement les autres difficultés techniques est d'automatiser votre webinaire. En préenregistrant votre webinaire, vous n'êtes plus le seul point de défaillance et vous vous assurez que la présentation se poursuivra même en cas de coupure d'électricité ou d'internet.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Comment créer un webinaire automatisé!
Le travail n'est pas terminé lorsque la présentation se termine, vous devez encore le faire :
Envoyer des courriels de suivi aux personnes qui ont assisté à la session mais qui n'ont pas converti (c'est-à-dire qui n'ont pas effectué l'action souhaitée) pendant la session.
Réalisez une enquête post-webinaire pour obtenir les réactions des participants et savoir ce que vous pouvez améliorer à l'avenir.
Examinons brièvement ces deux dernières étapes !
Votre campagne d'e-mailing post-webinaire vous aidera à capturer les prospects qui n'ont pas été convertis pendant la présentation elle-même. Tous les participants ne seront pas prêts à passer à l'étape suivante à la fin de votre webinaire, c'est pourquoi il est indispensable de les contacter après la présentation.
Lorsque vous envoyez des courriels de suivi, veillez à segmenter vos destinataires en fonction de leur statut de présence :
Les absents. Tout d'abord, vous devez envoyer un courrier électronique aux personnes qui se sont inscrites au webinaire mais qui ne se sont pas présentées le jour J. Vous pouvez leur envoyer un lien de rediffusion du webinaire pour leur donner une nouvelle occasion de regarder la présentation. Vous pouvez leur envoyer un lien de rediffusion du webinaire pour leur donner une nouvelle occasion de regarder la présentation et inclure quelques points sur ce qu'ils ont manqué.
Partis avant l'heure. Lors du suivi des personnes qui ont quitté la présentation prématurément, incluez quelques extraits de la suite du webinaire et invitez-les à regarder le reste de la session - grâce à un lien de rediffusion vers l'enregistrement du webinaire - afin qu'ils puissent voir ce qu'ils ont manqué.
Terminé. Toute personne ayant suivi l'intégralité de la présentation du webinaire est forcément un prospect à forte probabilité. Vous pouvez commencer votre e-mail de suivi en leur rappelant brièvement les sujets les plus intéressants abordés pendant le webinaire et en leur demandant ce qui les empêche d'aller de l'avant.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Comment rédiger des e-mails de suivi de webinaire qui obtiennent des résultats!
Outre le suivi des participants après la présentation, vous devriez également mener une enquête de retour d'information après le webinaire. Cela vous permettra de recueillir les commentaires des participants à votre webinaire et de déterminer les points à améliorer.
Il y a trois questions principales que vous devez inclure dans votre enquête post-webinaire :
Quelle note donneriez-vous à ce webinaire ?
Vos attentes ont-elles été satisfaites ?
Quels sont les points à améliorer ?
Vous pouvez même croiser les réponses à votre enquête post-webinaire avec l'enquête de feedback pré-webinaire que vous avez envoyée avant le le webinaire pour voir si la présentation a été à la hauteur des attentes du public.
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Les meilleures questions d'enquête à poser avant, pendant et après un webinaire!
Enfin, jetez un coup d'œil à l'analyse de votre webinaire et aux indicateurs clés de performance (ICP) pour vous aider à améliorer vos futures présentations.
Les cinq indicateurs de base à prendre en compte sont les suivants :
Frais d'inscription
Taux de fréquentation
Durée moyenne de la montre
Taux d'engagement
Taux de conversion
Si vous utilisez eWebinar pour organiser vos webinaires, vous pourrez utiliser notre tableau de bord de l'entonnoir pour voir le nombre total d'inscriptions, de participants et de conversions, ainsi que les taux d'abandon entre chaque étape de vos webinaires. entonnoir de webinaire:
Vous pouvez également voir où le temps de visionnage et l'engagement de l'audience diminuent au fur et à mesure que le webinaire progresse :Si vous souhaitez découvrir notre plateforme de webinaires automatisés, regardez notre démo!
Cette liste de contrôle pour webinaires vous aidera à cocher tous les éléments essentiels et à les rassembler pour garantir le succès de votre webinaire. Si vous avez suivi toutes les étapes et créé un webinaire de qualité, l'étape suivante consiste à l'automatiser afin de pouvoir toucher des milliers de personnes dans le monde entier !
C'est exactement ce pour quoi notre plateforme de webinaire, eWebinar, a été conçue. Si vous souhaitez atteindre plus de prospects en moins de temps avec des taux de conversion plus élevés tout en tout en gagnant du temps alors il n'y a tout simplement pas de meilleure plateforme sur le marché.