14 exemples d'e-mails de confirmation de webinaire

Si vous planifiez un prochain webinaire, vous êtes peut-être en train de rédiger votre séquence d'e-mails. Les courriels de confirmation sont un élément essentiel de toute série, car ils permettent aux personnes inscrites à un webinaire de savoir que leur inscription a été prise en compte.

Ce guide vous indiquera ce qu'il faut inclure et vous proposera des exemples choisis pour vous inspirer.

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Que faut-il inclure dans l'e-mail de confirmation du webinaire ?

L'e-mail de confirmation de l'inscription au webinaire est l'une des parties les plus importantes de votre séquence d'e-mails.

Il permet d'atteindre trois objectifs principaux :

1. Informer les personnes inscrites que leur inscription a été acceptée

2. Donner aux personnes inscrites la possibilité d'enregistrer l'événement dans leur calendrier

3. Renforcer la décision prise par la personne inscrite lors de sa première inscription

Ces trois objectifs aboutissent à ce que les personnes inscrites respectent leur engagement et se présentent au webinaire lui-même. Les sections ci-dessous passent en revue tout ce que vous devez inclure dans l'e-mail de confirmation de votre webinaire.

Objet

Comme pour tous les e-mails de webinaires, la ligne d'objet est la première chose que les destinataires voient et qui détermine s'ils ouvrent ou non l'e-mail. Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour augmenter votre taux de clics (CTR) et éviter de finir dans le dossier spam :

• Incluez le titre du webinaire. Cela permet non seulement de rappeler aux personnes inscrites le sujet du webinaire auquel elles se sont inscrites, mais aussi de leur faire savoir que l'e-mail est une réponse à leur demande et non une invitation à envoyer des spams.

• Utilisez des majuscules et des minuscules. Évitez d'utiliser des majuscules dans les lignes d'objet de vos courriels, car cela risque de déclencher le filtre anti-spam. Optez plutôt pour les majuscules et les minuscules. En plus d'éviter le filtre anti-spam, les destinataires liront plus facilement l'objet.

• Évitez d'utiliser des mots déclencheurs. Les filtres anti-spam sont connus pour détourner les courriels entrants vers le dossier spam si leur ligne d'objet contient des "mots déclencheurs" qui sont courants dans les courriels de spam. "Cliquez ici", "gratuit" et (ironiquement) "pas du spam" sont quelques exemples de ces mots déclencheurs.

Conseil : Veillez à utiliser exactement le même titre que celui de la page d'inscription et/ou du formulaire d'inscription afin d'éviter toute confusion dans l'esprit des destinataires.

Calendrier

Une fois que les destinataires ont ouvert l'e-mail de confirmation de votre webinaire, l'étape suivante consiste à partager les détails essentiels. Le plus important est sans doute la date et l'heure exactes du webinaire. Idéalement, vous devriez inclure la date et l'heure dans la ligne d'objet elle-même.

Vous pouvez également indiquer la date du webinaire dans la ligne d'objet, puis l'heure exacte du webinaire dans le corps du texte de l'e-mail. Dans tous les cas, veillez à inclure le programme complet afin que les personnes inscrites sachent quand l'événement aura lieu.

Vous pouvez également inclure un bouton "Enregistrer dans le calendrier" que les participants peuvent utiliser pour enregistrer le prochain webinaire dans leur calendrier Google (ou dans d'autres services de calendrier) afin d'éviter de s'inscrire deux fois dans leur emploi du temps.

Conseil : Pour obtenir des points bonus, incluez des informations sur le fuseau horaire (et les pays de ce fuseau) afin d'aider les personnes inscrites à déterminer l'heure qu'il serait chez elles.

Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur La meilleure heure et le meilleur jour pour organiser un webinaire afin d'obtenir une participation maximale!

Rejoindre le lien

Savoir le webinaire le webinaire a lieu, c'est bien, mais comment comment le rejoindre est encore plus important. Si vous optez pour un courriel de confirmation de webinaire en texte clair, vous pouvez simplement inclure un lien vers le webinaire (éventuellement précédé d'un texte en gras) pour permettre aux personnes inscrites de le rejoindre le moment venu.

Le mieux serait d'intégrer le lien dans un bouton sur lequel les destinataires peuvent cliquer pour participer au webinaire.

Conseil : Placez vos liens/boutons les plus importants (tels que ceux permettant de s'inscrire ou de sauvegarder le webinaire) en haut de l'e-mail de confirmation et placez les documents à lire en bas de l'e-mail.

Une accroche pour les inciter à se présenter

Bien qu'il soit généralement recommandé de garder les courriels de confirmation des webinaires aussi concis que possible et de ne couvrir que les détails les plus pertinents, vous pouvez inclure une (deux au maximum) information clé dans le corps du courriel afin de augmenter la participation.

Utilisez ces accroches pour rappeler aux personnes déjà inscrites pourquoi elles se sont inscrites et ce qu'elles ont à gagner en se présentant (ou, à l'inverse, ce qu'elles ont à perdre en ne se présentant pas). Il existe de nombreuses façons de procéder, mais il est préférable de choisir une approche et de se concentrer sur celle-ci plutôt que de les utiliser toutes en même temps.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'éléments que vous pouvez inclure, mais n'oubliez pas de vous concentrer sur une seule accroche !

• Réaffirmez la promesse de votre webinaire. Dites aux participants en quoi leur vie, leur entreprise ou eux-mêmes seront différents après avoir participé au webinaire. Cela rappelle aux personnes inscrites pourquoi pourquoi ils se sont inscrits, tout en soulignant les points douloureux et les avantages de la participation à votre webinaire.

• Posez une question qui incite à la réflexion. Posez une question à la personne inscrite pour entamer une conversation avec elle. Une seule réponse ou un échange rapide peut augmenter de façon exponentielle les chances de participation le jour du webinaire.

• Renforcez votre crédibilité. Les informations qui établissent la crédibilité de l'organisateur du webinaire et des intervenants invités peuvent convaincre les personnes inscrites de suivre l'événement le jour même. Le titre du poste, le nom de l'entreprise et l'expérience dans le secteur d'activité de chaque intervenant devraient être utiles.

• Fournissez une preuve sociale. Partagez des témoignages d'anciens participants qui expliquent comment ils ont changé après avoir participé au webinaire et de quelle manière leur vie s'est améliorée. Vous pouvez également aller plus loin en partageant des études de cas.

• Partagez une vidéo d'introduction. Une courte vidéo de présentation de l'animateur peut renforcer la décision de s'inscrire au webinaire et donner aux participants l'envie d'assister à la présentation. Ces vidéos ne doivent généralement pas durer plus d'une minute.

• Attribuez du matériel de préparation au webinaire. Vous pouvez également inclure des ressources pertinentes dans votre courriel de confirmation. Afin de limiter au maximum l'encombrement des liens, ne mettez qu'un lien vers une ou deux ressources que les participants pourront consulter avant d'assister au webinaire.

Exemples d'e-mails de confirmation de webinaire

Maintenant que vous savez ce qu'il faut inclure dans l'e-mail de confirmation de votre webinaire, il est temps de consulter la liste d'exemples. Nous avons inclus des exemples provenant de différents secteurs, notamment SaaS, e-commerce, programmation, finances personnelles, gestion des risques, et bien d'autres, afin de rendre la liste aussi utile que possible.

Voici 14 exemples d'e-mails de confirmation de webinaire :

1. Conseil d'audit

2. L'homme8

3. Bizzabo

4. Euromonitor International

5. BrightTALK

6. WebJunction

7. Eventbrite

8. Schull.io

9. PBLink

10. PLM Central

11. commercetools

12. Groupe ESS

13. Solutions Yusmoj

14. eWebinar

1. Conseil d'audit

Source : AuditBoard

Le logiciel de gestion des risques AuditBoard respecte toutes les bonnes pratiques en réitérant le titre de l'événement et en mettant en évidence l'heure et la date, ainsi qu'un lien permettant de participer à la présentation. Il a également inclus des boutons que les personnes inscrites peuvent utiliser pour enregistrer l'événement dans leur calendrier.

2. L'homme8

Source : Human8

La société de conseil Human8 adopte une approche en texte clair pour ses e-mails de confirmation de webinaire, tout en incluant un lien vers le calendrier et un e-mail de contact. Ils ont également inclus leur logo et les couleurs de leur marque dans l'intérêt d'un de l'image de marque du webinaire.

3. Bizzabo

Source : Bizzabo

Le logiciel de gestion d'événements Bizzabo trouve l'équilibre entre concision et design avec son e-mail de confirmation court mais esthétique. En plus de le titre du webinaire en grasen gras, ils ont également inclus des liens vers les calendriers Google, iCal, Outlook et Yahoo.

4. Euromonitor

Source : Euromonitor Euromonitor

Le fournisseur d'études de marché Euromonitor indique le titre, la date et l'heure en haut de son courriel de confirmation. Cependant, il a également inséré des ressources supplémentaires et du contenu exclusif ci-dessous que les personnes inscrites peuvent consulter en attendant l'événement.

5. ServiceNow

Source : ServiceNow

La plateforme d'automatisation des flux de travail ServiceNow est un excellent exemple de la manière d'inclure beaucoup d'informations tout en veillant à ce que les détails clés ressortent. L'heure et la date sont en gras, tandis que le bouton "joindre" est coloré dans un vert très contrasté pour que les destinataires les voient avant de lire le reste du texte.

6. WebJunction

Source : WebJunction

La plateforme de formation en bibliothéconomie WebJunction répond à la plupart des critères de notre section sur les éléments à inclure en plaçant l'heure et la date en haut de la page, en utilisant des exemples de pays pour le fuseau horaire, en incluant des liens vers le calendrier et en ajoutant un bouton pour que les personnes inscrites puissent rejoindre le webinaire.

Note : Vous remarquerez que WebJunction propose également une option "Adhérer par téléphone" : Vous remarquerez que WebJunction propose également une option "Rejoindre par téléphone". Toutes les plateformes de webinaires ne prennent pas toutes en charge la participation par téléphone. Votre kilométrage peut donc varier en fonction du logiciel que vous utilisez.

7. Eventbrite

Source : Eventbrite

Eventbrite est une plateforme de billetterie utilisée pour la gestion d'événements. L'exemple ci-dessus provient d'un webinaire organisé par Rick Miller, planificateur financier certifié. Vous remarquerez que l'e-mail de confirmation précise que le total de la commande est gratuit, car Eventbrite propose également des événements payants.

8. Schull.io

Source : Schull.io

La plateforme EdTech Schull.io utilise Zoom pour organiser des webinaires et envoyer des courriels de confirmation. Cela signifie que le titre, la date, l'heure, l'identifiant de la réunion et le code d'accès sont tous inclus, ainsi que des liens vers le calendrier. L'inconvénient est l'absence d'une expérience de marque puisque le logo et les couleurs de Zoom sont toujours clairement visibles.

9. PbLink

Source : PbLink

L'organisation de membres PbLink utilise des graphiques plutôt que du texte pour résumer le titre du webinaire, la date, l'heure et les informations sur le présentateur. Elle a également pris la liberté d'inclure l'horaire de l'événement et le lien d'inscription sous la bannière, au cas où l'image ne se chargerait pas pour certains destinataires.

10. PLM Central

Source : PLM Central

La société de conseil en logiciels PLM Central utilise sa bannière graphique, un texte concis et un bouton d'inscription pour que l'e-mail de confirmation soit le plus court possible. Fait rare, elle a également inclus un lien "Annulez votre inscription" en bas de page pour ceux qui ne peuvent pas participer à l'événement.

11. commercetools

Source : commercetools

La plateforme de commerce sans tête commercetools a une approche plutôt textuelle de son e-mail de confirmation. Cependant, elle inclut des informations utiles sur la manière de participer au webinaire (qui devrait probablement être plus haut) et, comme PLM, dispose d'un lien d'annulation de l'inscription.

12. ESS Group Inc

Source : ESS Group Inc : ESS Group Inc

L'ESS Group, l'académie de mentorat qui passe des contrats avec le gouvernement, s'appuie sur la culture des mèmes et sur les liens avec les médias sociaux pour toucher les jeunes tout en mettant en avant les avantages de son webinaire. Nos seules critiques porteraient sur la longueur de l'introduction et l'emplacement des liens vers les médias sociaux au-dessus les détails d'accès.

13. Yusmoj Solutions

Source : Yusmoj Solutions

La société de conseil et de formation en informatique Yusmoj Solutions n'a pas le design le plus élégant ni le meilleur texte, mais elle réussit à mettre en gras les détails les plus importants. En outre, elle utilise même sept villes différentes - judicieusement situées au-dessus du lien d'adhésion - pour aider les destinataires à comprendre le fuseau horaire.

14. eWebinar

Nous avons examiné de nombreux exemples d'e-mails de webinaires, alors jetons un coup d'œil à ce à quoi ressemblent les e-mails de confirmation sur notre propre plateforme de webinaires, eWebinar. Vous y trouverez la date du webinaire, l'heure, le fuseau horaire, le lien de participation et les liens du calendrier, le tout soigneusement emballé dans un paquet compact.

Remarque : Notre logiciel étant fourni avec des modèles d'e-mails de confirmation, les utilisateurs n'ont plus qu'à indiquer le nom de leur événement et (éventuellement) un lien vers leur site web.

Ce dont vous aurez besoin pour une séquence d'e-mails de webinaire

Un e-mail de confirmation ne suffit pas à compléter la séquence d'e-mails de votre webinaire. Vous aurez également besoin de 2 ou 3 autres types d'e-mails. Les sections ci-dessous vous donneront un bref aperçu de chacun d'entre eux avant de conclure ce guide.

Courriels d'invitation aux webinaires

Ceux qui disposent déjà d'un public peuvent utiliser des campagnes de marketing par courrier électronique pour obtenir un afflux précoce d'inscriptions à leur prochain webinaire. L'envoi d'un courriel d'invitation à un webinaire aux abonnés de votre lettre d'information est facultatif, mais il mérite d'être pris en compte lors de l'élaboration de votre séquence d'e-mails.

E-mails de rappel pour les webinaires

L'inclusion d'un e-mail de rappel de webinaire (ou, idéalement, de plusieurs rappels) dans votre séquence d'e-mails améliorera les taux de participation en veillant à ce que les participants n'oublient pas le webinaire. C'est particulièrement important s'il existe un écart important entre la date à laquelle les participants peuvent s'inscrire et le jour de l'événement.

Voici le calendrier recommandé pour l'envoi des courriels de rappel des webinaires :

• Premier rappel : une semaine avant

• Deuxième rappel : un jour avant

• Troisième rappel : deux heures avant

Courriels de suivi du webinaire

L'e-mail de suivi post-webinaire est un élément important du processus qui vous permet de capturer des prospects et de conclure avec les participants qui ne se sont pas convertis pendant la présentation elle-même. Vous pouvez également inclure un enregistrement du webinaire pour les personnes qui ne se sont pas présentées à l'événement.

Vous pouvez également choisir d'inclure une enquête post-webinaire afin de recueillir les commentaires des participants au webinaire. Enfin, vous pouvez utiliser les e-mails de suivi pour promouvoir les prochains webinaires et inciter les participants à s'inscrire aux prochains événements.

Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur Les meilleures questions d'enquête à poser avant, pendant et après un webinaire!

Conclusion

Nous espérons que les informations et les exemples présentés dans ce guide ont mis en lumière ce que vous devez inclure dans vos propres e-mails de confirmation de webinaire. Si vous ne savez toujours pas par où commencer, l'utilisation d'un modèle d'e-mail peut être la meilleure approche.

N'hésitez pas à consulter la bibliothèque de modèles eWebinar pour voir tous les modèles d'e-mails disponibles pour les webinaires. Chaque modèle contient au moins six emails que vous pouvez utiliser, modifier et envoyer à tous ceux qui s'inscrivent à vos webinaires.