Guide de gestion des webinaires avec liste de contrôle pour la planification

La gestion d'un webinaire réussi est difficile parce qu'il faut.. :

Programmer les webinaires à l'heure et au jour qui conviennent à votre public cible
Trouver la bonne plateforme de webinaire qui possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin
Décider d'organiser des webinaires en direct ou de les préenregistrer
Faites la promotion de votre webinaire pour vous assurer qu'un nombre suffisant de personnes y participent.
Et bien plus encore !

Pour vous aider dans le processus complexe de la gestion des webinaires, nous avons créé ce guide et cette liste de contrôle qui passeront en revue tout ce que vous devez savoir. Si vous suivez les étapes de ce guide, vous serez bien mieux équipé pour créer une expérience de webinaire inoubliable qui vous apportera des résultats.

REMARQUE : Notre plateforme de webinaire, eWebinara été conçue pour les webinaires à la demande, mais cette liste de contrôle peut être utilisée pour gérer les webinaires automatisés et les webinaires en direct.

Plongeons dans l'aventure !

Qu'est-ce que la gestion des webinaires ?

La gestion d'un webinaire est le processus de planification, de construction, de test, de promotion et de production du webinaire afin de s'assurer que tout se passe bien pendant la présentation.

4 éléments à prendre en compte avant d'organiser un webinaire

Les quatre premières choses que vous devez décider avant d'organiser un webinaire sont les suivantes :

Quand programmer l'événement
Quel type de webinaire utiliser ?
Faire payer ou non les participants
Qui sera le modérateur de votre chat (si vous en avez besoin)

Après ces quatre points essentiels, nous vous guiderons dans le processus de préparation d'un webinaire en sept étapes, depuis le choix de la bonne plateforme jusqu'au suivi des participants à la fin de la présentation !

#1 : Quelle date et quelle heure dois-je choisir pour organiser mon webinaire ?

Des études ont montré que webinaires en milieu de semaine ou de journée ont le taux de participation le plus élevé :

Le meilleur jour de la semaine pour organiser un webinaire en direct est soit le mercredi ou le le jeudi.
Le meilleur moment de la journée pour organiser un webinaire en direct est soit 11 HEURES ou 14 HEURES*

Cela semble logique puisque les gens sont généralement plus occupés au début et à la fin de leur journée ou de leur semaine.

Remarque : Quel que soit le moment où vous décidez d'organiser votre webinaire, il est impossible de toucher tout le monde. Le seul moyen d'atteindre un public plus large est de préenregistrer vos webinaires et de faire en sorte qu'ils soient aussi pratiques que possible pour que tout le monde puisse y assister. Si les types de webinaires que vous organisez se prêtent à l'automatisation, la meilleure approche consiste à automatiser tous les futurs webinaires, à les proposer à la demande et à organiser des sessions planifiées 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

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Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur La meilleure heure et le meilleur jour pour organiser un webinaire!

#2 : Quel format de webinaire me convient le mieux ?

Comment savoir si les types de webinaires que vous organisez se prêtent bien à l'automatisation ?

D'un point de vue général, il n'existe que deux types de webinaires interactifs :

Séminaires en ligne spéciaux et ponctuels
Webinaires récurrents sur les fondamentaux

Séminaires en ligne ponctuels

Les webinaires spéciaux ponctuels sont ce à quoi la plupart des gens pensent lorsqu'ils entendent parler de webinaires. Il s'agit d'un événement au cours duquel un ou plusieurs orateurs font une présentation sur un sujet spécifique qui s'adresse à un public assez large.

Ces webinaires sont parfaits pour faire connaître votre entreprise, entretenir votre audience, générer des prospects et discuter de l'actualité du secteur. Il peut s'agir de webinaires marketing, de lancements de produits, d'assemblées générales, de présentations de leaders d'opinion et de discussions d'experts.

Les webinaires ponctuels se déroulent à une date, une heure et un fuseau horaire déterminés.

Séminaires en ligne récurrents

Les webinaires fondamentaux récurrents peuvent très bien être hébergés quotidiennement en raison de leur importance pour la croissance de l'entreprise. Il s'agit notamment des argumentaires de vente, des démonstrations de produits et des webinaires d'accueil et de formation.

Vos équipes de vente et de suivi de la clientèle font sans cesse la même présentation pour conclure des affaires ou montrer aux clients les avantages de votre produit afin d'éviter qu'ils ne se désabonnent. Les prospects et les clients s'attendent généralement à ce que ces types de webinaires soient disponibles à leur convenance.

Quel format de webinaire vous convient le mieux ?

Une fois que vous savez quel type de webinaires vous souhaitez organiser, il devient facile de choisir entre des événements ponctuels en direct et des sessions récurrentes automatisées. Les événements ponctuels sont spéciaux en raison de la présence d'une communauté en direct, tandis que les webinaires récurrents ont pour but de répondre aux besoins individuels en temps voulu.

Les plateformes de webinaires préenregistrés comme eWebinar ont été spécialement conçues pour les présentations récurrentes. Cela signifie qu'il sera toujours possible de créer une présentation aussi interactive (si ce n'est plus) que les webinaires en direct, tout en atteignant un public plus large.

EN BREF.. : Les webinaires en direct conviennent mieux aux événements ponctuels, tandis que les webinaires préenregistrés conviennent mieux aux présentations répétées.

Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur les webinaires en direct ou automatisés.

ou regardez notre démo pour faire l'expérience d'un webinaire automatisé !

Présentation et démonstration de l'eWebinar 🔥

Animé par Melissa Kwan, Todd Parmley

Fatigué de faire le même webinaire encore et encore ? Dans cette présentation et démo de 25 minutes, vous apprendrez comment eWebinar vous permet d'automatiser vos démonstrations de vente, onboarding et webinaires de formation en quelques minutes.

#3 : Mon webinaire sera-t-il payant ?

La décision de faire payer ou non les participants à votre webinaire ne doit pas être prise à la légère. Après tout, il y a quelques avantages et inconvénients majeurs qui dépendent de l'approche que vous adoptez.

Les webinaires gratuits attirent plus de participants que les webinaires payants. Par conséquent, si votre objectif principal est d'atteindre le plus grand nombre de personnes possible, vous devriez éviter de placer votre présentation derrière un mur payant. De même, ceux qui organisent des webinaires de leadership éclairé pour se faire connaître en tant qu'experts gagneraient en notoriété en proposant des webinaires gratuits.

En revanche, les responsables des ventes peuvent avoir plusieurs raisons d'opter pour des webinaires payants :

Ventes garanties. Si vous n'êtes pas sûr que les participants achèteront l'offre principale à la fin de la présentation, le fait de leur faire payer d'avance la participation au webinaire vous offre un flux de revenus garanti. Toutefois, il est généralement préférable de se concentrer sur l'amélioration de votre offre et de vos taux de conversion.
Des prospects qualifiés. Si vous éliminez les personnes qui ne sont pas disposées à payer pour des webinaires, il ne vous reste plus que des prospects de haute qualité qui comprennent suffisamment bien le problème auquel ils sont confrontés pour donner de l'argent afin de le résoudre. Cela permet à votre équipe de vente de gagner du temps et d'augmenter les taux de conclusion.
Engagement. Si vous voulez franchiser avec Chick-fil-A, vous devez payer 10 000 $ comme preuve de votre engagement avant qu'ils ne commencent à construire l'emplacement. Le même concept s'applique ici : faire en sorte que les gens s'engagent (financièrement) augmentera les chances qu'ils se présentent et franchissent les étapes suivantes.

Si vous organisez un webinaire payant plutôt qu'un webinaire gratuit, vous devrez configurer votre processeur de paiement. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article d'aide sur comment configurer un processeur de paiement tiers tel que PayPal!

#4 : Dois-je avoir un modérateur de chat ?

En tant qu'organisateur d'un webinaire, le fait qu'un modérateur gère le chat vous aidera à vous concentrer sur la présentation. C'est particulièrement vrai si vous prévoyez une session de questions-réponses à la fin du webinaire et que vous avez besoin de quelqu'un pour suivre les questions des participants pendant la présentation.

Les modérateurs ne sont pas seulement utiles pour les présentations en direct, ils peuvent également être d'une grande utilité lors de l'organisation de webinaires automatisés. Notre plateforme de webinaire, eWebinar, vous permet d'affecter des modérateurs à vos webinaires automatisés afin qu'ils puissent répondre aux questions des participants à votre place.

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Cela signifie que vous pouvez organiser plusieurs sessions par jour en ayant la certitude que toutes les questions laissées par un participant dans le chat en direct seront traitées par le(s) modérateur(s) que vous avez désigné(s). Avec notre Intégration de SlackGrâce à Slack, vos modérateurs peuvent même répondre aux participants à un webinaire par l'intermédiaire des canaux Slack internes. slack-et-ewebinar

Planification et préparation des webinaires

Choisir la bonne plateforme de webinaire

Lorsque vous essayez de choisir la bonne plateforme de webinaire, il est important de savoir quelles sont les fonctionnalités à rechercher. Plus précisément, il existe six fonctionnalités indispensables pour que votre prochain webinaire soit aussi interactif et engageant que possible.

Voici six caractéristiques indispensables à rechercher dans un logiciel de webinaire en direct :

Fonctionnalités de chat en direct. La communication bidirectionnelle entre l'organisateur et les participants est au cœur de l'expérience du webinaire. Vous devez donc vous assurer que la plateforme que vous choisissez vous permet d'envoyer des messages aux participants pendant et après le webinaire.
Formulaires d'inscription. Des flux d'inscription fluides sont essentiels pour garantir que suffisamment de personnes s'inscrivent à votre webinaire. L'idéal est d'utiliser une plateforme de webinaire dotée d'une combinaison de fonctionnalités d'inscription intégrées et d'intégrations de pages d'atterrissage tierces.
Outils de présentation. Les capacités d'engagement des participants, telles que les tableaux blancs, les diaporamas et les fichiers à distribuer, rendront l'expérience du webinaire plus interactive, tout en vous aidant à faire passer votre message.
Sondages et enquêtes. Dans le même ordre d'idées, la possibilité de sonder les participants pendant le webinaire favorisera la participation de l'auditoire tout en vous donnant l'occasion de recueillir des informations précieuses auprès des participants.
Analyse du webinaire. Vous devriez pouvoir consulter les données relatives à l'audience (nombre de spectateurs ou taux d'engagement) pendant le webinaire et les données de performance (taux de participation et taux de conversion) après le webinaire.
Séquences d'e-mails. La possibilité d'envoyer des courriels aux personnes qui se sont inscrites à votre webinaire vous aidera à leur rappeler de participer dans les jours précédant l'événement en direct, à recueillir des commentaires après coup et à entretenir les clients potentiels qui ont participé à votre webinaire.

Cette liste de caractéristiques indispensables devrait vous donner une idée de ce qu'il faut rechercher lors du choix d'une plateforme de webinaire. Cela dit, il y a d'autres considérations à prendre en compte comme tarifs ou les critiques, alors n'hésitez pas à lire notre guide complet sur les Les meilleures plateformes de webinaires de 2024 (en direct ou préenregistré)!

Vous trouverez ci-dessous la liste des plateformes couvertes par notre guide !

Les meilleures plateformes de webinaires en direct :

ClickMeeting
Livestorm
BigMarker
Zoom
GoToWebinar

Les meilleures plateformes de webinaires préenregistrés :

eWebinar
Demio
EasyWebinar
WebinarGeek
EverWebinar

Choisissez un sujet en fonction de votre public cible

Le sujet de votre webinaire doit être basé sur les problèmes qui préoccupent votre public cible et sur l'expérience, le produit ou la solution que vous pouvez utiliser pour les résoudre. Le contenu du webinaire peut être destiné à des webinaires de formation, des démonstrations de vente, etc.

Obtenir un équipement de webinaire fiable

L'acquisition d'un équipement de webinaire ne doit pas nécessairement être coûteuse, car la plupart des participants ne s'attendent pas à une qualité digne d'Hollywood. Tant que vous disposez d'un son et d'une image suffisamment clairs pour faire la présentation sans distraire l'auditoire, tout devrait bien se passer.

Pour obtenir une vue d'ensemble des webcams, des microphones et du matériel d'éclairage que nous recommandons, lisez notre Guide de l'équipement pour les webinaires!

Rédiger des actifs créatifs

Les aides visuelles, les diapositives, les biographies des intervenants et les autres éléments créatifs vous aideront à articuler les principaux points de votre présentation. Si vous travaillez avec un concepteur, prévoyez suffisamment de temps pour le processus de retour d'information et de révision afin que tout soit prêt pour la date de lancement de votre webinaire.

Promouvoir votre webinaire

La promotion est une étape essentielle pour inciter les gens à s'inscrire à votre webinaire. Il peut s'agir de messages sur les médias sociaux, d'actions de sensibilisation par courriel, de contenu organique, de publicité payante et d'autres méthodes. Vous pouvez même utiliser les ressources créatives des étapes précédentes dans vos séquences d'e-mails et vos messages sur les médias sociaux.

Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur 25 façons de promouvoir un webinaire permanent à la demande!

Effectuer une marche à blanc

Vous devriez faire un essai pour vous assurer que tout fonctionne ou, de manière plus réaliste, dresser une liste de tout ce qui ne va pas. Les webinaires en direct sont toujours exposés au risque de connexions internet lentes, de pépins logiciels, de pannes de courant, de dysfonctionnements matériels ou d'un chien qui mange le script de votre webinaire.

Permettez-nous de vous présenter le Triangle des difficultés techniques: Triangle de difficultés techniques Conseil : Le seul moyen d'éliminer définitivement ces risques est l'automatisation des webinaires. En automatisant votre webinaire, vous n'êtes plus le seul point de défaillance puisque l'enregistrement de la présentation continuera à être diffusé même en cas de coupure d'électricité ou d'internet.

Suivi

Tous les participants ne seront pas prêts à passer à l'étape suivante à la fin de votre présentation. C'est pourquoi vous devez envoyer des courriels de suivi et des enquêtes post-webinaire afin d'éviter de perdre des prospects. Pour une chronologie plus détaillée du processus de suivi post-webinaire, lisez notre liste de contrôle ultime des webinaires !

Conclusion

Ce guide de gestion des webinaires vous aidera à organiser des événements en ligne réussis si vous appliquez les stratégies ci-dessus. Les éléments clés à intégrer lors de l'organisation d'événements virtuels sont les chats en direct, la flexibilité des horaires et les présentations interactives.

En fin de compte, les webinaires les plus efficaces sont ceux que vous pouvez exploiter en permanence.

En automatisant les webinaires, vous transformez un événement ponctuel en un atout commercial permanent. Les équipes de vente peuvent générer des prospects en mode automatique, les équipes chargées de la réussite des clients peuvent toucher davantage d'utilisateurs et les formateurs peuvent trouver des étudiants - tout cela grâce à un webinaire à la demande disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Si vous souhaitez faire l'expérience d'un webinaire interactif automatisé par vous-même, alors regardez notre démo!