Conception d'un webinaire automatisé pour les communications internes

Les webinaires constituent un moyen pratique de présenter des communications internes. Mais vous devez être conscient de la différence entre les webinaires en direct et les webinaires automatisés et apprendre à vous connecter à un public interne plutôt qu'externe. Les webinaires automatisés sont idéaux pour les communications internes. Les employés peuvent regarder le contenu à leur convenance, ce qui en fait une ressource précieuse pour toute entreprise. 

En particulier, les grandes les organisations qui sont hybrides ou entièrement distantes sont alors en mesure de fournir du contenu interactif à tous les employés, quel que soit leur fuseau horaire. Avec seulement 19 % des entreprises qui resteront entièrement sur place en 2022, les stratégies visant à améliorer l'expérience des employés doivent changer. Les sessions d'information répétitives peuvent prendre beaucoup de temps à animer encore et encore, comme celles utilisées pour l'accueil et la formation des nouveaux employés. Les webinaires automatisés dotés de fonctions interactives vous font gagner du temps tout en maintenant l'attention personnalisée dont les employés ont besoin pour s'épanouir. L'incorporation d'un logiciel de webinaire qui vous permet d'avoir des interactions en direct et asynchrones avec votre personnel est un atout inestimable pour votre équipe.

Recherche, remue-méninges et planification du contenu des webinaires automatisés

La recherche, le brainstorming et la planification doivent être des priorités pour que votre webinaire préenregistré ait un impact. Commencez par le type de communication interne que vous souhaitez inclure dans votre webinaire. Par exemple, les webinaires à la demande sont l'un des meilleurs outils pour l'accueil et la formation des employés. formation des employés à distance. Vous pouvez enthousiasmer les employés pour votre entreprise et les familiariser avec leurs rôles et responsabilités. 

N'oubliez pas que le webinaire peut être mis à jour en permanence. Les employés peuvent toujours y accéder s'ils souhaitent le revoir plus tard, poser des questions ou l'utiliser comme un outil d'intégration. outil d'onboarding.

Pensez également à ce que vous voulez obtenir de vos webinaires. Par exemple, les webinaires peuvent être un outil de veille stratégique. Ces outils tirent des données des enseignements utiles que les dirigeants d'entreprise peuvent utiliser pour prendre des décisions plus éclairées. Les webinaires automatisés peuvent vous donner un aperçu de l'engagement et du feedback des employés. Vous pouvez évaluer la fréquence à laquelle les employés interagissent avec les webinaires et les terminent. 

Vous pouvez également diffuser une enquête de satisfaction interne après chaque webinaire afin d'améliorer le contenu pour la prochaine fois. Les webinaires peuvent constituer une énorme source de données, notamment grâce aux sondages, questions et enquêtes interactives. Les dirigeants peuvent tirer des enseignements de ces données pour prendre de meilleures décisions concernant améliorer les communications internes pour le bien de la productivité et de l'engagement de leur équipe. 

Une fois que vous savez dans quel but vous allez utiliser les webinaires et ce que vous voulez en retirer, faites un brainstorming sur les sujets, élaborez la structure de vos webinaires, scripts de présentationet attribuez des responsabilités à votre équipe. Utilisez modèles de webinaires pour ne pas avoir à toujours repartir de zéro.

Aussi, décidez du bon outil de webinaire automatisé à utiliser. La plupart des outils de webinaires sont centrés sur les webinaires en direct, les fonctions de webinaires automatisés étant quelque peu laissées de côté. Il est donc préférable de choisir un outil de webinaire qui se concentre à 100 % sur les webinaires automatisés.

Créer et modifier le contenu de votre webinaire 

L'avantage d'un webinaire automatisé est que vous pouvez modifier le contenu de votre webinaire et vous assurer qu'il est exactement comme vous le souhaitez avant de le mettre en ligne. 

Déterminez combien de jours il vous faudra pour enregistrer le contenu vidéo de votre webinaire et créer les visuels d'accompagnement. Ensuite, bloquez ces jours dans votre calendrier et veillez à ce que les membres de l'équipe concernés fassent de même. 

Installez votre équipement le jour du tournage, rassemblez vos talents à la caméra et amusez-vous. Accordez-vous une journée pour récupérer une fois le tournage terminé, puis commencez le processus de montage. Assurez-vous que la qualité de la vidéo, la cohérence, le son, la présentation et le message central du webinaire sont tous à la hauteur. 

Faites un essai de votre webinaire

À l'école, vous ne passeriez pas un examen sans avoir étudié au préalable. On peut dire la même chose de n'importe quel travail, en particulier des webinaires en direct. Pour ce faire, vous pouvez demander à quelques employés et responsables sélectionnés de tester votre webinaire. De cette façon, vous pourrez régler les problèmes, ajouter les éléments manquants et obtenir un retour d'information de la part des différents services avant de l'automatiser.

Vous pouvez également repérer les bogues, les contenus qui ne se chargent pas, les messages confus, etc. avec leur aide. Il est particulièrement utile de solliciter les questions de votre personnel à l'avance, en intégrant les réponses dans le script du webinaire. Prévoyez suffisamment de temps entre le test et la date de lancement pour corriger ce qui doit l'être et ajouter ce qui doit l'être.

Faites preuve d'intention dans la promotion de votre webinaire auprès des employés 

La conception d'un webinaire automatisé pour les communications internes est un travail difficile, notamment en raison de la planification préalable et des tests nécessaires pour garantir son utilité future. Vous pourriez exiger de vos employés qu'ils regardent chaque webinaire de communication interne, mais c'est tellement plus gratifiant pour les créateurs concernés si les employés sont intrinsèquement motivés à le faire. Vous voulez que vos employés soient enthousiasmés par chaque version, et non qu'ils la redoutent.

C'est là que la promotion intentionnelle entre en jeu. Vous devez faire l'effort de promouvoir votre webinaire auprès de votre personnel. Mettez-le en avant et montrez-leur pourquoi ils doivent l'attendre avec impatience. Créez une page d'inscription pour le webinaire en direct et proposez une incitation à ceux qui s'inscrivent tôt. Il peut s'agir de cartes-cadeaux, de cadeaux d'entreprise ou même de la possibilité d'interagir et de jouer à des jeux thématiques ou de poser des questions pendant la version en direct. 

Envoyez des rappels par e-mail avant le lancement et configurez des e-mails automatiques incluant les webinaires préenregistrés chaque fois qu'une nouvelle personne rejoint l'équipe. Ces derniers peuvent être programmés pour être diffusés à des étapes importantes de leur parcours d'intégration et de formation. Donnez aux employés un aperçu du webinaire en partageant des extraits intrigants dans ces rappels par e-mail. Vous pouvez également envoyer des e-mails de mise à jour avec des techniques de battage similaires aux employés existants, en ajoutant des liens vers des webinaires à la demande qu'ils peuvent voir et revoir à leur guise.

Lancer votre webinaire

Même si vous avez préalablement motivé vos employés pour la version en direct, cette énergie peut facilement être perdue sans une bonne organisation le jour du lancement. Si vous avez déjà fixé une date et une heure précises pour la mise en ligne de votre webinaire, assurez-vous qu'il se déroule sans problème. Envoyez un courriel de masse rappelant à vos employés que votre webinaire est en direct et indiquez-leur comment le regarder par la suite. 

Votre personnel peut alors regarder le webinaire au moment qui lui convient le mieux. Il est impossible d'améliorer un webinaire en direct et unique. Cependant, avec les webinaires préenregistrés et permanents, vous avez la possibilité de modifier certains aspects et de les améliorer avec le temps. Recherchez un logiciel de webinaire automatisé qui vous permet d'apporter des modifications et des améliorations. Ces avantages font des webinaires automatisés et à la demande un choix évident. Avec le bon logiciel, vous pouvez même voir les employés qui n'ont pas encore regardé le webinaire et leur envoyer un e-mail de suivi pour les encourager à le faire.

Prévoir un plan d'interaction

La meilleure façon de créer le webinaire le plus intéressant et le plus engageant est d'encourager l'interaction de votre public. Si vous avez planifié les grandes lignes d'un webinaire informatif, vos employés auront naturellement des questions, des préoccupations et des commentaires. 

Il est essentiel d'avoir un plan pour répondre aux questions, commentaires et préoccupations de vos employés lorsqu'ils visionneront votre webinaire, puisque vous ne serez pas présent en direct. 

Vous pouvez désigner quelques employés pour surveiller le chat lié à votre outil de webinaire. Choisissez un logiciel qui donne à votre équipe la possibilité d'intervenir et de répondre aux questions en direct lorsqu'elle le peut, mais qui lui permet également d'envoyer des réponses plus tard par courrier électronique lorsqu'elle ne le peut pas. Vous pouvez également inclure un formulaire de contact dans votre webinaire ou demander aux employés de s'adresser à une adresse électronique spécifique s'ils ont besoin d'une assistance particulière.  

L'objectif d'un webinaire automatisé est d'être aussi réactif que possible aux messages de chat et aux questions envoyées par les participants, afin que l'expérience soit aussi interactive que possible. Quelle que soit la manière dont vous décidez de procéder, répondez rapidement à toutes les questions et assurez un suivi avec vos employés chaque fois que nécessaire. 

Conclusion

La conception d'un webinaire automatisé pour les communications internes ne doit pas être complexe. Prenez le temps de suivre les étapes ci-dessus pour vous assurer que le processus est aussi organisé et complet que possible. De cette façon, ce que vous voulez communiquer à votre équipe sera bien compris dans chaque webinaire.