Les limites de Zoom Meetings : Quelles sont-elles et comment les contourner ?

Il y a encore quelques années, le mot "zoom" évoquait soit le bourdonnement d'un objet qui passe très vite devant vous, soit l'action d'agrandir un objet pour mieux le voir sur un smartphone. Aujourd'hui, le mot a pris un nouveau sens grâce au logiciel de vidéoconférence qui a pris le monde d'assaut.

Le buzz autour de Zoom (zoom.us), une plateforme de communication numérique qui connaît un grand succès, a été entendue par les travailleurs du monde entier, en particulier ceux qui travaillent à distance.

Forbes l'a qualifiée de "meilleure de sa catégorie pour les vidéoconférences" et reconnaît que l'entreprise a joué un rôle clé dans la gestion des fermetures forcées lors de la pandémie de COVID-19.

Alors que logiciel de vidéoconférence a incontestablement changé la donne pour de nombreuses personnes, il n'est pas sans limites. Il s'agit notamment de ses limites littérales en termes de fonctionnalités prises en charge, ainsi que de certaines limites plus générales qui ne sont pas nécessairement propres à Zoom.

Examinons de plus près ces deux aspects et les possibilités qui s'offrent à vous pour les contourner.

Les limites littérales des réunions Zoom

L'être humain n'est pas parfait, et nous ne pouvons pas raisonnablement attendre de notre technologie qu'elle le soit aussi.

Les technologies de communication vidéo peuvent sembler, à première vue, être des moyens parfaits pour réunir les gens (sans les réunir réellement). Dans le cas du plan gratuit Zoom Basic, il y en a quelques-uns que nous aimerions souligner.

Nombre d'utilisateurs par session

Tout d'abord, parlons chiffres. Les comptes Zoom gratuits et les comptes Pro sont limités à 100 participants au maximum. Si vous disposez d'un compte Business payant, vous pouvez organiser une réunion Zoom comprenant jusqu'à 300 participants - et avec un compte Enterprise, ce nombre passe à 500.

Mais à moins que les participants ne partagent des appareils, Zoom ferme la porte virtuelle aux autres personnes qui souhaitent se joindre à vous. Si cette solution est idéale pour les réunions en petits groupes, elle ne l'est pas vraiment pour les grandes réunions ou les webinaires. Les réunions de groupe particulièrement importantes peuvent compter plus de 100 participants par réunion.

La limite d'admission est particulièrement inutile lorsque vous avez beaucoup de personnes à qui parler et que vous souhaitez donner à chacun la possibilité de s'exprimer, mais que vous ne pouvez pas le faire en raison du temps imparti - ce qui nous amène au point suivant.

Limite de temps par session

Après les limites d'admission pour les plans gratuits et les comptes Zoom payants, un autre problème avec Zoom est la limitation de la durée des réunions. La limite de 40 minutes pour les utilisateurs gratuits peut être un problème si vous essayez d'utiliser le logiciel pour une classe en ligne et que vous ne pouvez pas vous permettre de passer à un compte payant.

Tout bien considéré, 40 minutes est une limite assez restrictive pour la plupart des cas d'utilisation. Cela peut convenir pour une réunion rapide, mais vous trouverez rarement des cours ou des réunions hebdomadaires qui ne dépassent pas la limite de 40 minutes.

Pour contourner cette limitation, si vous devez rencontrer quelqu'un pendant plus de 40 minutes, vous pouvez envisager d'utiliser un autre logiciel ou (comme solution de contournement) de programmer des réunions plusieurs fois de suite à la place.

Il est également intéressant de noter que la limite de 40 minutes pour les utilisateurs gratuits de Zoom ne s'applique pas aux réunions en tête-à-tête. Vous n'aurez donc pas à vous soucier autant de la durée de la réunion si le nombre de participants est limité à deux personnes.

Plus précisément, les utilisateurs gratuits de Zoom peuvent organiser des réunions illimitées d'une durée maximale de 30 heures pour des réunions individuelles.

Néanmoins, les utilisateurs d'un compte Zoom gratuit auront du mal à limiter la durée de chaque réunion Zoom à 40 minutes, car il est rare que seuls l'hôte et une autre personne participent à la vidéoconférence. Qui plus est, si la limite de temps est atteinte inopinément lors d'une vidéoconférence, il sera difficile de consulter le chat de l'équipe Zoom.

Zoom dispose d'une fonction de transcription audio, mais celle-ci est réservée aux comptes payants avec Zoom Pro ou supérieur.

Nombre de webinaires

En ce qui concerne les webinaires, Zoom est un peu plus compliqué. Le nombre de webinaires que vous pouvez organiser est déterminé par votre type de compte : Zoom Webinar ou Zoom Events. Ces comptes sont différents des autres comptes Zoom, ou de l'extension Large Meetings, qui commence à 67 $ par mois.

• La capacité de base de Zoom Webinar comprend toutes les fonctionnalités suivantes :

• Sessions illimitées de webinaires d'une durée maximale de 30 heures chacune

• Donnez une image de marque à votre webinaire Zoom grâce à un dosseret personnalisé et au contrôle des arrière-plans virtuels des intervenants.

• Possibilité d'exporter les listes d'inscrits et de participants.

• S'intégrer aux outils de CRM et d'automatisation du marketing

• Monétiser votre webinaire grâce aux inscriptions payantes

• Possibilité de diffuser votre webinaire en direct sur des plateformes tierces.

• Enregistrez votre webinaire sur le nuage Zoom

• Accès aux rapports post-session

Comme il n'y a pas de limite au nombre de webinaires que vous pouvez organiser, cela semble très bien. Ce qu'il faut noter, cependant, c'est le coût.

106 $ par mois pour 500 participants est le plan le plus bas.

Si vous prévoyez d'accueillir 1 000 personnes lors de votre webinaire, vous devrez opter pour le forfait approprié, qui coûte 452 $ par mois. Naviguer entre ces forfaits et tarifs est l'un des inconvénients du nouveau Zoom, qui s'est développé pour proposer une gamme d'offres plus complexe.

Même si un utilisateur licencié est d'accord pour passer à un compte payant, il pourrait rapidement voir le coût de son abonnement mensuel augmenter au fur et à mesure que ses réunions et webinaires prennent de l'ampleur. Il existe peu de compromis entre les limites des utilisateurs gratuits de Zoom et le coût d'un utilisateur sous licence dans le cadre du plan d'entreprise.

Limite d'enregistrement dans le nuage

Avez-vous déjà participé à une réunion Zoom enregistrée ? Si c'est le cas, vous avez peut-être entendu l'animateur mentionner que l'enregistrement serait stocké dans le nuage.

Les plans de base gratuits, comme vous pouvez vous y attendre, ne donnent pas accès au stockage en nuage. Les plans Pro et les licences Business offrent tous deux 1 Go de stockage en ligne. Pour mettre cela en perspective, une heure de vidéo en 720p nécessite environ 1 Go de stockage.

L'audioconférence a tendance à occuper beaucoup moins d'espace de stockage. Si vous n'avez pas l'intention d'utiliser la vidéo lors de chaque réunion, cela pourrait atténuer certaines des limitations. Toutefois, cette solution ne fonctionnera que rarement pour les réunions clés et les webinaires où quelqu'un (même s'il ne s'agit que de l'animateur) doit allumer sa caméra.

Remarque : les comptes d'entreprise, par comparaison, bénéficient d'un stockage illimité dans le nuage.

Limite de la vue de la galerie

La vue Galerie de Zoom est la disposition qui affiche le plus grand nombre de participants à la fois dans une grille sur l'écran de l'utilisateur.

• Les utilisateurs de Desktop Zoom sont limités à 49 participants

• Les utilisateurs mobiles ne voient que 4

• Les utilisateurs d'iPad voient 9

• Les utilisateurs de Zoom Rooms peuvent visualiser 25

Les limites plus larges de Zoom (et des logiciels de Live Meeting en général)

Certaines de ces limitations sont propres à Zoom. D'autres ne le sont pas. Il est important de comprendre que les logiciels de réunion en direct présentent des limites plus larges, et qu'il s'agit de contraintes que les utilisateurs ressentent généralement à mesure qu'ils se familiarisent avec eux.

Les réunions régulières en direct consomment du temps et de l'énergie

Vous est-il déjà arrivé, lors d'une réunion ou d'un appel vidéo, de vous dire que vous auriez pu consacrer votre temps à autre chose ? Si c'est le cas, vous n'êtes pas le seul.

De nombreuses études ont montré que les réunions sont considérées comme l'une des activités les plus coûteuses. activités les plus coûteuses sur le lieu de travail. Et malheureusement, sauter sur un appel Zoom ou se joindre à une Google Meet n'est pas beaucoup mieux en ce qui concerne les réunions.

Ce problème s'est encore aggravé avec l'introduction des réunions instantanées.

N'oubliez pas que les réunions en direct restent des réunions en direct, même si elles se déroulent à travers les uns et les zéros de l'internet. Avec l'augmentation soudaine du travail à distance à la suite de l'apparition du COVID-19, les réunions en direct peuvent avoir augmenté au lieu de diminuer dans de nombreux cas.

Les réunions en direct ne peuvent pas s'adapter aux horaires de chacun

L'un des aspects les plus difficiles du travail avec d'autres personnes est de trouver le temps de travailler avec elles.

Les réunions en direct sont un excellent moyen de se connecter avec des personnes situées dans des fuseaux horaires ou des lieux différents, mais elles ont leurs limites. La plus importante est que les réunions en direct exigent que tout le monde soit disponible en même temps.

Cela peut être un gros problème si vous travaillez avec des personnes situées dans des fuseaux horaires différents, ou si quelqu'un doit s'absenter pour une urgence.

Il convient également de noter que les réunions en direct peuvent perturber votre flux de travail. Si vous êtes en train de travailler et que vous devez interrompre votre activité pour assister à une nouvelle réunion, il peut être difficile de reprendre le cours des choses par la suite.

Le flux est une chose puissante, c'est pourquoi sauter entre les tâches et les plateformes en succession rapide peut être à la fois inconfortable et inefficace. Les plateformes SaaS d'assistance intelligentes, comme LaGrowthMachinevous permettent de créer des conversations entièrement personnalisées et multicanal à grande échelle sans avoir à interrompre votre flux.

Le nombre de réunions en direct que vous pouvez organiser est limité.

Il n'y a que 24 heures dans une journée. Nous ne disposons que d'un nombre limité d'heures pour accomplir notre travail, et à mesure que le monde devient de plus en plus connecté, il semble que nous passions de plus en plus de temps en réunion.

Il n'est pas rare que les gens passent des heures en réunion chaque jour. Si certaines de ces réunions sont nécessaires, beaucoup d'entre elles ne le sont pas.

Mais même si vous n'avez qu'une ou deux réunions par jour, c'est toujours du temps que vous pourriez utiliser pour faire du vrai travail - et le problème avec Zoom (et d'autres logiciels de réunion en direct) est qu'il est très facile d'avoir trop de réunions.

Le nombre de réunions en direct que vous pouvez organiser est toujours limité. Une fois cette limite atteinte, toutes vos réunions seront programmées sur le même créneau horaire. Cela signifie que vous devrez soit choisir les réunions auxquelles vous souhaitez participer, soit passer à l'offre payante de Zoom qui permet d'augmenter le nombre de créneaux horaires.

La fréquentation des réunions en direct est faible dans un monde à la demande

Dans notre monde à la demande, les gens sont habitués à obtenir ce qu'ils veulent, quand ils le veulent. C'est particulièrement vrai en ce qui concerne la consommation de contenu. Nous sommes tous habitués à pouvoir accéder aux choses à la demande ; nous pouvons regarder des émissions de télévision et des films quand nous le voulons, écouter de la musique quand nous le voulons, etc.

Pensez à toutes les personnes que vous connaissez qui sont abonnées à un service de diffusion en continu ; c'est un marché qui est passé de 17 milliards à 67 milliards USD depuis 2016.

Mais lorsqu'il s'agit de réunions en direct, nous devons être disponibles à une heure précise, sinon nous manquons le coche. C'est particulièrement difficile si l'on tient compte du fait que les gens sont répartis dans le monde entier, dans des fuseaux horaires différents.

Les réunions en direct sont incohérentes et imprévisibles

Dans les réunions en direct, l'hôte doit se préoccuper des difficultés techniques, des problèmes de connexion à l'internet et s'assurer qu'il ne manque pas accidentellement quelque chose, ce qui peut conduire à une réunion Zoom moins réussie.

Pendant ce temps, les participants doivent faire face à leurs propres problèmes, comme essayer de rester concentrés lorsqu'ils ne sont pas dans un cadre de réunion traditionnel ou faire face à des distractions à la maison. Garder à l'esprit une limite de temps de 40 minutes par réunion ne fait qu'ajouter à une expérience déjà pleine de distractions.

Contourner les limites des réunions virtuelles en direct avec eWebinar

Les réunions en direct seront toujours nécessaires et importantes, ce qui signifie qu'il faut continuer à en gérer les limites du mieux possible. Cependant, certaines réunions en direct peuvent être plus frustrantes que d'autres lorsque vous présentez exactement le même contenu à chaque fois et que chaque réunion est essentiellement la même.

Il peut s'agir d'argumentaires de vente, de démonstrations de produits, de séances de formation, d'intégration de clients, de cours en ligne ou même de coaching de vie.

Les équipes chargées du succès des clients, par exemple, se retrouvent souvent à présenter la même session d'accueil aux nouveaux clients, encore et encore. Si ce type d'approche personnalisée est efficace, elle n'est pas extensible et peut être épuisante et démoralisante.

Si vous ou votre équipe vous retrouvez à faire exactement la même présentation virtuelle encore et encore, il y a un moyen de contourner les limites plus larges de Zoom que nous avons décrites ci-dessus, qui est d'automatiser ces réunions avec logiciel de webinaire à la demande comme eWebinar.

eWebinar est une solution de webinaire automatisée qui combine des vidéos préenregistrées avec des interactions prédéfinies et un chat en direct pour offrir une expérience attrayante aux participants sans que vous ayez besoin d'être présent pour animer des sessions en direct.

Reprenons rapidement les 5 grandes limites de réunions et webinaires Zoom pour montrer comment eWebinar les dépasse toutes :

Les réunions en direct consomment du temps et de l'énergie

Comme les présentations sont préenregistrées dans l'eWebinar, vous récupérez tout ce temps et cette énergie, que vous pouvez rediriger vers les choses que vous ne pourriez pas faire autrement.

S'adapter à l'emploi du temps de chacun

Les réunions programmées en direct ne peuvent pas s'adapter aux horaires de tout le monde. En revanche, les options de programmation flexibles d'eWebinar vous permettent de rendre les sessions disponibles à la demande 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et/ou de manière récurrente à des heures de pointe dans les fuseaux horaires locaux des participants.

Surcharge de réunions en direct

Il y a une limite au nombre de réunions en direct que vous pouvez organiser, mais il n'y a littéralement aucune limite au nombre de réunions que vous pouvez organiser avec eWebinar. Tous les abonnements sont assortis de sessions illimitées et d'une limite mensuelle de plusieurs milliers d'inscrits.

Les réunions en direct ont un faible taux de participation dans un monde à la demande. Le taux de participation moyen de tous les clients d'eWebinar est de 65%, soit 46% de plus que le taux de participation moyen des webinaires en direct dans l'ensemble de l'industrie. La raison en est que les clients peuvent participer à une session à leur convenance (pas à la vôtre), y compris à la demande.

Les réunions en direct sont incohérentes et imprévisibles. Comme votre présentation est préenregistrée, elle est toujours de la même qualité. Les vidéos n'ont jamais de jour sans. De plus, les webinaires automatisés sont beaucoup moins sujets aux problèmes techniques que les réunions virtuelles en direct.

Autres avantages de l'eWebinar

Outre la capacité de l'eWebinar à surmonter les limites des réunions virtuelles en direct, l'eWebinar présente deux autres avantages majeurs :

Une touche personnelle (modulable) avec le chat en direct

Le système de chat robuste d'eWebinar vous permet de conserver l'expérience de contact que vous obtenez lors des réunions en direct. Vous avez la possibilité de répondre aux messages de chat en temps réel ou plus tard par courrier électronique. Dans les deux cas, les participants se sentent écoutés et vous pouvez toujours obtenir un retour d'information précieux de leur part.

Une expérience interactive du début à la fin

eWebinar offre une bibliothèque unique de plus de 15 interactions - comme des sondages, des questions, des quiz, des conseils, des documents, et plus encore - que vous pouvez programmer pour qu'elles apparaissent à des moments déterminés pendant votre présentation. En ce sens, les réunions automatisées d'eWebinar peuvent être plus attrayantes que les réunions en direct puisqu'elles peuvent être rendues interactives pendant toute leur durée.

Zoom excelle en tant que salle de conférence, mais il est clair qu'il peut être limité et coûteux pour d'autres cas d'utilisation. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont eWebinar peut vous aider à surmonter les limites des réunions répétitives en direct, participez dès maintenant à une démonstration à la demande de 20 minutes!