Zoom Whiteboard Tutorial (Step-by-Step Guide)
Jake Lizarraga
Les outils de communication asynchrones sont un excellent moyen de gérer les communications et d'améliorer la productivité au travail. Mais choisir les bons peut s'avérer difficile !
Nous avons donc fait le travail pour vous. Dans ce blog, nous examinons les 3 meilleurs outils de communication asynchrone dans 5 catégories différentes, de la communication vidéo aux outils de brainstorming.
Si vous souhaitez aller plus loin, voici ce que nous allons aborder dans ce billet :
- Communication synchrone ou asynchrone
- Les 5 principaux avantages de la communication asynchrone
- 5 Principales catégories d'outils de communication asynchrone
AVERTISSEMENT : Notre produit est eWebinar, une plateforme de webinaire asynchrone et un outil de communication vidéo. En règle générale, les webinaires ne sont pas mentionnés dans les conversations portant sur la communication asynchrone. Nous sommes là pour changer la donne. 😁
Communication synchrone ou asynchrone
On parle de communication syn chrone lorsque deux parties ou plus échangent des messages ou parlent en temps réel. Les appels téléphoniques, les réunions en personne avec les clients, les appels Zoom et les webinaires en direct sont autant d'exemples de communication synchrone.
La communication asynchrone se produit lorsque les personnes ne sont pas présentes simultanément pour une conversation. La communication asynchrone permet d'interagir avec une autre personne sans qu'elle ait besoin d'être présente. Le courrier électronique, la messagerie vocale et les fonctions de collaboration d'un document Google sont des exemples d'outils de communication asynchrone.
La principale différence entre la messagerie asynchrone et la messagerie synchrone est le moment de la conversation. Avec la communication synchrone, comme son nom l'indique, le va-et-vient se fait en temps réel, alors qu'avec la communication asynchrone, la réponse est différée.
De nombreuses applications de messagerie et d'autres outils permettent une combinaison de communication synchrone et asynchrone, ce qui permet aux gens de choisir de répondre immédiatement ou de retarder l'interaction. Les messages textuels et les plateformes de messagerie instantanée comme Slack sont de bons exemples d'outils qui permettent les deux types de communication.
Pour une communication efficace, vous devrez utiliser une combinaison d'outils synchrones et asynchrones.
Les 5 principaux avantages de la communication asynchrone
Bien que la communication asynchrone ne permette pas d'obtenir une réponse immédiate, ce moyen de communication est rapidement devenu un outil de sauvetage. La communication en temps réel a ses avantages, certes, mais les avantages de la communication asynchrone sont énormes et indispensables.
Voici les 5 principaux avantages de la communication asynchrone :
1. Forme de communication plus efficace
La communication asynchrone supprime le besoin de réunions virtuelles en temps réel, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps aux travailleurs. Les équipes à distance en bénéficient car elles peuvent collaborer sur des projets à partir de fuseaux horaires différents sans avoir à trouver un moment opportun pour que tout le monde se réunisse.
2. Encourage le travail en profondeur
En supprimant la pression des réponses instantanées, on élimine l'effort accru lié au passage d'un travail ciblé à une réponse à des chats, à la gestion de demandes multiples et à la participation à des réunions. La création d'un environnement de travail sans distraction peut stimuler la productivité, encourager le travail en profondeur et donner aux équipes le contrôle de leur propre temps.
3. Suscite des réponses de haute qualité
Comme la communication asynchrone ne nécessite pas de réponses immédiates, les membres de l'équipe ont plus de temps pour réfléchir, ce qui augmente les chances qu'ils fournissent un retour d'information perspicace et plus approfondi. Les membres introvertis de l'équipe sont également plus enclins à participer aux discussions et à apporter des idées. La communication asynchrone peut également réduire les conflits et les réactions spontanées qui peuvent souvent se produire dans des situations très stressantes.
4. Stimule le moral de l'équipe
Étant donné que les employés sont en mesure de contrôler quand ils répondent aux demandes et quand ils se concentrent sur un travail approfondi, la communication asynchrone contribue à la satisfaction des équipes. Dans un monde où l'on attend de chacun qu'il soit disponible en permanence, la possibilité de définir ses horaires de travail peut réellement stimuler le moral de l'équipe en permettant aux employés de trouver un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.
5. Création d'un enregistrement
Grâce à la communication asynchrone, il existe un dossier permanent qui documente les progrès réalisés depuis le début. Les dirigeants peuvent être tenus au courant sans avoir à assister à chaque réunion ou séance de brainstorming. Les chefs d'équipe et les responsables ont également un accès facile aux informations historiques qu'ils peuvent consulter si nécessaire. À la fin d'un projet, il existe une base de connaissances centrale à laquelle on peut se référer pour les projets futurs.
5 Principales catégories d'outils de communication asynchrone
Voyons maintenant 15 outils de collaboration asynchrones que vous pouvez utiliser pour le travail à distance. Comme il existe de nombreux types d'outils de communication asynchrones, nous avons regroupé les trois meilleurs outils en cinq catégories principales :
- Outils de communication vidéo asynchrone
- Outils de messagerie asynchrone
- Outils de gestion de projets asynchrones
- Outils de collaboration asynchrone
- Outils de brainstorming asynchrones
3 meilleurs outils de communication vidéo asynchrone
eWebinar
- tarifs: À partir de 99 $/mois
- Visiter l'eWebinar
eWebinar est une plateforme de webinaire asynchrone qui combine des vidéos préenregistrées avec des interactions en temps réel et des communications en direct et/ou asynchrones afin d'offrir aux participants une expérience webinaire attrayante.
Pour un bref aperçu du fonctionnement de l'eWebinar, regardez cette vidéo explicative de 2 minutes :
Pour un aperçu détaillé de l'eWebinar, participez à notre démonstration à la demande de 20 minutes. Nous utilisons notre produit pour faire la démonstration de notre produit. Ainsi, non seulement vous apprendrez comment fonctionne eWebinar, mais vous ferez l'expérience directe d'un webinaire asynchrone.
Un webinaire préenregistré est, par nature, un événement asynchrone. Comme il n'a pas besoin d'être programmé en fonction de la disponibilité de l'animateur, il peut être mis à disposition 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour que les participants puissent y assister à leur convenance.
Ce qui différencie un webinaire asynchrone créé avec eWebinar d'une vidéo sur YouTube, par exemple, c'est qu'il conserve les éléments essentiels d'un webinaire : le chat et l'interactivité.
Voici comment ces deux éléments fonctionnent dans l'eWebinar :
Système de chat flexible (pour la communication asynchrone et synchrone)
Le système de chat robuste d'eWebinar vous donne la liberté de répondre aux messages de chat en temps réel ou de manière asynchrone, à votre convenance. Cela vous permet de répondre aux questions à votre propre rythme au lieu d'essayer de suivre les messages de chat rapides que la plupart des animateurs rencontrent lorsqu'ils optent pour des présentations en direct.
Voici comment fonctionne le chat :
- Lorsqu'un participant envoie un message de chat, vous en êtes informé par courriel, par notification du navigateur et/ou par Slack, selon vos préférences.
- Si vous ou votre équipe êtes disponibles - vous pouvez inviter autant de personnes que vous le souhaitez à vous aider à modérer le chat - vous pouvez intervenir et avoir une conversation en temps réel.
- Si vous n' êtes pas disponible, une réponse automatique permet aux participants de savoir que vous les recontacterez plus tard. Cela permet de gérer leurs attentes quant à votre temps de réponse et de les rassurer en leur montrant que leur message a été reçu.
Lorsque vous répondez, votre réponse est envoyée au participant par courrier électronique.
L'avantage de ce système est que vous avez la possibilité de répondre aux messages des participants en direct (de manière synchrone) ou plus tard (de manière asynchrone), selon les besoins, sans être contraint de choisir l'une ou l'autre solution - ou de laisser vos participants dans l'expectative.
Aucune autre plateforme de webinaire ne dispose de cette fonctionnalité.
Le chat d'eWebinar vous permet de créer une expérience personnalisée à grande échelle, dans laquelle le participant dispose toujours d'une ligne de communication directe avec vous. Pour les équipes chargées de la réussite des clients et des ventes, la possibilité de conserver ce type de contact personnel à grande échelle est de l'or pur.
Interactivité pour recueillir un retour d'information de manière asynchrone
L'interactivité dans un webinaire a deux objectifs principaux. Elle permet de maintenir l'intérêt de votre public pour qu'il reste jusqu'à la fin et vous permet de recueillir des commentaires.
Dans l'eWebinar, les interactions telles que les sondages, les questions, les quiz, les conseils, les offres spéciales, les formulaires de retour d'information, etc. peuvent être préprogrammées pour apparaître précisément au bon moment dans votre présentation vidéo. En sachant que vous disposez de cette capacité, vous pouvez planifier et scénariser votre webinaire de manière à créer une expérience réellement attrayante du début à la fin.
Dans le contexte de ce billet, cependant, ces interactions constituent leur propre forme de communication asynchrone. Vous pouvez poser des questions, que le participant vit en temps réel (en synchronisation avec la vidéo), et recueillir des réponses de manière asynchrone au fur et à mesure que de plus en plus de personnes assistent au webinaire.
Voici un exemple du fonctionnement de cette interactivité :
- Pendant votre webinaire, vous dites quelque chose comme : " Quel rôle jouez-vous dans votre entreprise ? S'agit-il des ventes, du marketing, de la réussite des clients ou d'autre chose ? J'aimerais bien le savoir".
- Vous programmez un sondage pour qu'il apparaisse à ce moment précis de votre vidéo avec cette question.
Pour les participants, le sondage apparaît "automatiquement" comme si vous l'aviez déclenché manuellement sur le moment. - Les résultats des sondages s'accumulent au fil du temps, au fur et à mesure que de plus en plus de personnes participent à votre webinaire, ce qui signifie que plus le webinaire est long, plus vous avez d'informations sur la répartition de l'audience de votre webinaire.
- Vous pouvez envoyer les réponses des participants au sondage à votre CRM pour un suivi post-webinaire ciblé.
C'est le meilleur des deux mondes. Votre communication est asynchrone - la présentation est préenregistrée et les interactions sont préprogrammées à l'avance - tandis que le participant vit une expérience de webinaire à la demande qui ressemble à un événement en direct - avec des interactions en temps réel et une ligne de communication directe avec l'hôte.
Pour découvrir la communication asynchrone d'un webinaire automatisé, participez dès maintenant à notre démonstration de vente à la demande.
Métier à tisser
- tarifs: Gratuit - 8 $/mois pour les fonctions avancées
- Visiter Loom
Loom est idéal pour la communication asynchrone et la collaboration en équipe. Il offre aux travailleurs à distance un moyen efficace de partager des écrans et d'enregistrer des vidéos. Vous pouvez créer des vidéos d'instruction et des tutoriels, enregistrer des instructions ou même envoyer des mises à jour à votre équipe ! L'enregistrement vidéo est facile et intuitif, ce qui fait de Loom une excellente alternative lorsque les appels vidéo Zoom sont difficiles à coordonner.
CloudApp
- tarifs: Gratuit - 8 $ par utilisateur et par mois pour le plan Team
- Visiter CloudApp
CloudApp est une plateforme de partage de vidéos et d'images tout-en-un. Avec CloudApp, vous pouvez capturer et intégrer des vidéos, des webcams, des GIF, des screencasts et des images marquées dans les flux de travail de l'entreprise (par exemple, le développement de logiciels, la conception, le succès des clients, l'assistance, les ventes, le marketing). L'enregistreur d'écran de CloudApp facilite la collaboration asynchrone au sein d'équipes multifonctionnelles grâce à la communication visuelle. De la plus petite entreprise cliente à la plus grande, CloudApp simplifie la façon dont les équipes travaillent ensemble.
3 meilleurs outils de messagerie asynchrone
Slack
- tarifs: Gratuit - 12,50 $ par personne et par mois pour le plan Business+.
- Visiter Slack
Si Slack peut également être utilisé comme une forme de communication synchrone, c'est aussi un moyen efficace d'informer les membres de l'équipe et de suivre les discussions et les projets en cours de manière asynchrone. Slack est un salon de discussion pour votre entreprise, conçu pour remplacer le courrier électronique comme principale méthode de communication. Au lieu de chaînes d'e-mails ponctuelles, toutes vos communications sont organisées en canaux faciles à créer, à rejoindre et à rechercher. Slack est également livré avec une tonne d'intégrations afin que vous puissiez gérer vos flux de travail sur une seule plateforme.
Yac
- tarifs: Gratuit - 3 $ par utilisateur et par mois pour le plan Teams
- Visiter Yac
Yac est une plateforme de communication audio qui vous aide à collaborer de manière asynchrone. Avec Yac, vous pouvez travailler seul ou en groupe, partager vos connaissances et créer de nouvelles opportunités de discussions productives. Au lieu d'organiser des réunions d'équipe en face à face sur Zoom, vous pouvez utiliser Yac pour enregistrer un message vocal rapide afin que vos équipes restent synchronisées. De plus, Yac est parfaitement intégré à Slack, ce qui rend la coordination encore plus facile !
Torsion
- tarifs: Gratuit - 6 $ par utilisateur et par mois pour un plan illimité
- Visiter Twist
Twist est un outil de messagerie innovant qui vise à perturber la communication d'équipe en temps réel sur le lieu de travail. Cet outil de communication asynchrone vous donne un contrôle total sur les notifications en organisant votre boîte de réception en fils de conversation consultables qui vous permettent de vous rattraper à votre convenance. Recevez des notifications quand, comment et où vous le souhaitez. Vous pouvez même choisir de ne recevoir des notifications que pour des conversations individuelles spécifiques. Twist vous permet également de créer des groupes de canaux et d'organiser les conversations par sujets, projets ou départements.
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3 meilleurs outils de gestion de projet asynchrone
Trello
- tarifs: Gratuit - 10 $ par utilisateur et par mois
- Visiter Trello
Trello est un outil de gestion de projet visuel destiné aux entreprises qui souhaitent rationaliser leur travail. Il s'appuie sur un tableau de projet (également connu sous le nom de tableau Kanban) pour conceptualiser un flux de travail. Les équipes à distance peuvent facilement gérer tout type de projet, de flux de travail ou de suivi de tâches avec Trello. Vous pouvez ajouter des fichiers, des listes de contrôle ou même l'automatisation et utiliser des intégrations pour personnaliser la façon dont vous souhaitez que votre équipe s'engage avec Trello.
Conseil : Trello dispose d'intégrations tierces avec des outils de communication d'équipe à distance tels que Slack, qui vous permettent d'ajouter des cartes à votre tableau en envoyant un message par le biais de canaux internes.
Asana
- tarifs: Gratuit - 24,99 $/par utilisateur/mois
- Visiter Asana
Asana est un lieu de travail personnalisable système de gestion de contenu (CMS) conçu pour aider les entreprises à rationaliser les projets. Vous pouvez analyser les progrès et résoudre les problèmes sur une seule plateforme, ce qui évite les réunions vidéo, les mises à jour par courrier électronique et les notes de service. Asana prend également en charge le partage de fichiers, les étapes, les délais et le suivi des progrès pour que toute l'équipe soit sur la même longueur d'onde.
Wrike
- tarifs: Gratuit - 24,80 $/par utilisateur/mois
- Visiter Wrike
Wrike est un outil numérique de gestion du travail qui permet aux utilisateurs de suivre et de coordonner des projets, en combinant une expérience utilisateur et une interface simples avec suffisamment de profondeur pour les utilisateurs chevronnés. Wrike propose aux entreprises une série de méthodes visuelles pour suivre l'avancement du travail, notamment des tableaux de type kanban, une vue en liste, des tableaux de feuilles de calcul et des diagrammes de Gantt.
Les intégrations tierces et l'API de Wrike permettent aux utilisateurs d'intégrer la plateforme de manière transparente aux flux de travail existants.
3 meilleurs outils de collaboration asynchrone
Espace de travail Google
- tarifs: Gratuit - 12 $ par utilisateur et par mois
- Visiter l'espace de travail Google
L'espace de travail Google met en ligne l'ensemble de votre environnement de travail avec des produits que tout le monde utilise fréquemment dans le cadre de ses activités. L'espace de travail Google comprend Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Meet, Google Drive, Chat, Calendar, Gmail, Google Spaces, etc.
Si certains outils de Google Workspace (comme Google Meet et la fonction de chat) peuvent être utilisés pour une communication synchrone, des applications comme Docs et Sheets permettent une communication asynchrone, car les utilisateurs peuvent répondre à des commentaires, consulter des fichiers et des dossiers stockés dans Google Drive et envoyer des courriers électroniques à des collègues à l'aide de Gmail, à leur propre rythme. Le plus grand avantage de Workspace réside peut-être dans le fait que tous ses outils fonctionnent ensemble de manière transparente.
Vous pouvez choisir parmi des plans sur mesure pour les startups, les entreprises, les particuliers, les organisations à but non lucratif et l'éducation.
Notion
- tarifs: Gratuit - 8 $ par utilisateur et par mois
- Visiter Notion
Notion est livré avec un large éventail d'outils et de modèles personnalisés pour faciliter l'organisation. Il vous permet de prendre des notes, d'ajouter des tâches, de gérer des projets et bien plus encore. La meilleure chose à propos de Notion est son espace de travail qui vous permet d'écrire dans un bel espace propre, de construire votre propre wiki personnel (avec des couches infinies de contenu), de planifier à l'aide d'une vue kanban, d'un calendrier ou d'une simple liste et de capturer vos flux de travail.
Confluence
- tarifs: Gratuit - 11 $ par utilisateur et par mois
- Visiter Confluence
Confluence est un espace de travail ouvert et partagé qui peut être utilisé non seulement comme base de connaissances et pour le partage de documents et de fichiers, mais aussi pour une collaboration et une communication permanentes. Les pages dynamiques permettent à votre équipe de créer, de capturer et de collaborer sur n'importe quel projet ou idée. Les espaces aident votre équipe à structurer, organiser et partager le travail, afin que chaque membre de l'équipe ait une visibilité sur les connaissances institutionnelles et un accès aux informations dont il a besoin pour travailler au mieux.
3 meilleurs outils de brainstorming asynchrones
Murale
- tarifs: Gratuit - 9,99 $ par utilisateur/mois
- Visiter la fresque
Mural est un tableau blanc numérique et un espace de travail qui aide les équipes distantes à trouver des idées et à résoudre des problèmes ensemble. L'utilisation d'outils de collaboration visuelle comme Mural peut s'avérer très utile pour le brainstorming, pour encourager la créativité et pour s'assurer que la voix de chacun est entendue - en particulier avec des équipes situées dans des fuseaux horaires et des lieux différents.
Miro
- tarifs: Gratuit - 16 $ par utilisateur/mois
- Visiter Miro
Miro est une plateforme de tableau blanc collaboratif en ligne qui permet aux travailleurs à distance de travailler plus efficacement. Du brainstorming avec des notes autocollantes numériques à la planification et à la gestion de flux de travail agiles, vous pouvez utiliser une multitude d'outils de collaboration pour faciliter le travail d'équipe. Miro vous permet également d'utiliser le chat vidéo, les présentations, le partage d'écran et bien d'autres fonctionnalités.
Planche d'orage
- tarifs: Gratuit - 10 $ par utilisateur/mois
- Visiter Stormboard
Le dernier outil asynchrone que nous allons vous présenter est Stormboard : un outil de tableau blanc de type notes autocollantes. Les équipes peuvent déposer des notes ou des fiches contenant du texte, des images et même des vidéos sur différentes sections du tableau. Chaque note autocollante numérique peut abriter son propre tableau blanc, ce qui ouvre la voie à un brainstorming et à une collaboration à grande échelle. Dès que vous créez un nouveau Storm (tableau de brainstorming), vous pouvez commencer à ajouter vos idées, qui peuvent être modifiées en temps réel.
Maintenant que vous disposez des outils nécessaires à la communication asynchrone, il est temps de commencer à les mettre en œuvre au travail !
Il est très facile de commencer.
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