Comment promouvoir votre prochain webinaire à l'aide du marketing par courriel

Pendant la pandémie, les webinaires et les événements virtuels ont aidé les marques à maintenir une communication personnelle avec leur public. Sur Google Trends, par exemple, on peut voir que le mot "webinaire" a connu un pic de recherche autour d'avril 2020, juste au moment où Covid a atteint son pic.

Depuis lors, les webinaires et les démonstrations virtuelles sont devenus la méthode de prédilection des entreprises pour renforcer leurs relations avec leurs clients, fidéliser leurs clients potentiels et développer leurs activités.

Dans cet article, nous vous fournirons des exemples concrets d'e-mails pour webinaires que vous pourrez recréer pour vos webinaires, démos et événements virtuels.

Que sont les courriels de webinaire ?

Il s'agit d'un courriel que vous envoyez à vos clients potentiels et à vos clients pour les inviter à un webinaire. webinaireprévu ou non.

L'objectif est d'augmenter le taux de participation à votre webinaire, de vous aider à estimer le nombre de participants et de prévoir les questions qu'ils pourraient avoir.

Les e-mails de webinaires sont généralement Emails HTML envoyés à l'aide d'un ESP, ou fournisseur de services de messagerie électronique, qui permet d'envoyer des e-mails en masse et offre un suivi des taux d'ouverture et de clic. Si vous souhaitez améliorer la délivrabilité de vos e-mails, vérifiez les enregistrements DMARC, DKIM et SPF de votre domaine.

Les 3 composantes d'une campagne d'emailing pour webinaire

• Courriel d'invitation
• Courriel de rappel
• Courriel de suivi

Nous allons détailler chaque type d'email ci-dessous.

1. Courriel d'invitation au webinaire

Un courriel d'invitation à un webinaire, comme son nom l'indique, est un courriel qui vise à inviter les abonnés à participer à un webinaire.

Il contient généralement les informations suivantes :

• Titre du webinaire : description du sujet qui sera abordé
• Date et heure du webinaire
• Appel à l'action : Options de RSVP
• En option :
  • Les orateurs et leurs biographies
  • Agenda détaillé du webinaire

Voici un exemple d'un e-mail d'invitation à un webinaire envoyé par Miro :

Ligne d'objet : Formation gratuite : Mise à niveau sur Miro demain (Source :)

Comme vous pouvez le constater, l'e-mail contient toutes les informations dont un abonné intéressé pourrait avoir besoin. L'e-mail commence par un en-tête résumant parfaitement le message, suivi de l'heure et de la date du webinaire, et d'un CTA permettant aux personnes de s'inscrire. 

Ce premier bloc fournit à lui seul suffisamment d'informations pour satisfaire la courte durée d'attention du lecteur d'aujourd'hui. 

Nous trouvons également plus de détails comme une description concise de l'événement et une répartition des sessions avec le sujet de discussion prévu par chaque intervenant. Le deuxième bloc est accompagné d'une brève vidéo et d'un bouton d'appel à l'action différent.

Pour une gestion efficace des courriels, il convient d'envisager l'utilisation des meilleurs outils de gestion des courriels pour rationaliser vos processus de communication. La mise en œuvre de ces outils permet non seulement de garantir une correspondance organisée, mais aussi de maximiser la productivité en centralisant les interactions, ce qui vous permet de vous concentrer sur l'organisation de webinaires exceptionnels.

Mais que faire si vous ne voulez pas programmer vos webinaires à l'avance ?

Vous pouvez toujours envoyer des invitations à des webinaires à la demande à votre liste. Il vous suffit de les configurer dans le cadre de vos campagnes de diffusion continue : lorsqu'un prospect déclenche un événement (comme l'inscription à votre liste de diffusion ou le téléchargement d'un ebook), l'e-mail du webinaire à la demande est déclenché et envoyé automatiquement.

Dans le courriel d'invitation au webinaire à la demande ci-dessous, Enjo souligne la facilité avec laquelle il est possible de réserver une démo, et comment tout peut se faire selon les propres règles de l'abonné : "Votre démo, à votre façon".
Aujourd'hui, les marques doivent s'adapter aux besoins et aux horaires de chacun de leurs clients. Offrir la possibilité d'horaires de démonstration flexibles peut faire la différence entre le choix d'une entreprise et celui d'une autre.

Les webinaires à la demande ont gagné en popularité, et ont été rendus possibles grâce à l'automatisation des webinaires. Des outils comme eWebinar combinent des webinaires préenregistrés avec un chat en direct et des interactions qui permettent aux entreprises de mieux gérer l'afflux de demandes de démonstrations, sans compromettre les expériences personnalisées des clients.

Ligne d'objet : Apprenez à nous connaître un peu plus (Source :)

2. Courriel de rappel du webinaire

Vos prospects sont occupés. Même s'ils souhaitent participer à votre webinaire, ils peuvent tout simplement l'oublier. À moins que vous ne preniez l'initiative de le leur rappeler.

Un e-mail de rappel contient des informations similaires à celles de l'e-mail d'invitation, mais il est plus concis. Il n'est plus nécessaire de convaincre votre prospect de participer au webinaire. Vous voulez simplement les inciter. Dans l'exemple ci-dessous, UserBrain a envoyé un e-mail très court, très direct, contenant une seule phrase : "Un petit rappel que notre webinaire gratuit est dans une heure à 10h30".

Ligne d'objet : Webinaire en direct : Rejoignez-nous dans une heure (Source :)

La partie la plus importante de cet e-mail est le bouton d'appel à l'action contenant le lien du webinaire. Vous souhaitez que vos participants utilisent cet e-mail de rappel comme point d'entrée pour se joindre au webinaire.

3. Courriel de suivi du webinaire

Il existe deux types d'e-mails de suivi possibles que vous pouvez envoyer :

• Un courriel de suivi pour ceux qui se sont inscrits mais n'ont pas assisté au webinaire.

L'objectif de cet e-mail est d'encourager les abonnés à regarder un enregistrement de votre webinaire ou à s'inscrire à une prochaine session.

Ligne d'objet : Vous nous avez manqué lors de la conférence "Optimiser votre flux d'e-mails" :

5 points douloureux qui vous ralentissent (Source)

Pour les événements en direct, le lien de rediffusion est la seule chose qui ait un sens, mais pour les webinaires à la demande, ils peuvent s'inscrire pour une autre démo à tout moment.

• Un courriel de suivi pour les personnes ayant assisté à votre webinaire

Une fois le webinaire ou la démo terminée, il est recommandé d'envoyer un courriel de suivi aux personnes inscrites.

L'e-mail de suivi vise à résumer les principaux points de discussion mentionnés tout au long de l'événement. Il vise également à inciter l'abonné à réaliser l'action prévue après le webinaire.

Ligne d'objet : Vos liens pour la rediffusion du webinaire et vos ressources exclusives (Source :)

Dans cet e-mail post-webinaire envoyé par Hive, nous pouvons voir deux blocs intéressants :

• Une enquête de satisfaction: Après chaque événement ou campagne de marketing que vous organisez, vous souhaitez recueillir les réactions de votre public cible. Leurs opinions vous aideront à améliorer vos prochains événements et à mieux présenter votre offre. Une enquête de satisfaction peut également vous aider à détecter d'éventuels problèmes et à suivre les performances de l'équipe marketing.
• Appel à l'action "Réserver une consultation": Comme mentionné ci-dessus, le consommateur d'aujourd'hui est occupé et a du mal à gérer son temps. Entre les obligations personnelles et professionnelles, votre webinaire passera au second plan, que vous aimiez l'admettre ou non. Proposer une alternative flexible de programmation de démonstration vous aidera à combler le fossé et à reconquérir des prospects dont la disponibilité est rare.

En conclusion

Les webinaires sont là pour rester. Ils apportent la même valeur ajoutée que les événements physiques, sans les inconvénients d'un déplacement. Les webinaires à la demande vont même plus loin en s'adaptant à l'emploi du temps et à la disponibilité du prospect. Mais sans une campagne d'e-mailing qui soutienne votre événement virtuel, vous risquez de perdre votre élan : personne n'entendra parler de votre webinaire et personne n'y assistera. 

La préparation d'une campagne d'e-mails de webinaire réussie peut facilement être réalisée en suivant le processus en trois étapes que nous avons détaillé ci-dessus :

1. Commencez par envoyer un courriel d'invitation à un webinaire contenant le titre de votre événement et un appel à l'action clair (RSVP)
2. Incitez vos abonnés à envoyer un courriel de rappel
3. Effectuez un suivi après le webinaire en envoyant un courriel de synthèse contenant les principaux points de discussion.

Et tout comme les e-mails sont automatisés, les webinaires peuvent l'être aussi. Tout savoir sur l'automatisation des webinaires ici.