Quelles sont les meilleures pratiques à suivre lors de la programmation et de la mise en place du chat pour mes eWebinars ? (3 stratégies efficaces)

Apprenez à programmer et à configurer le chat pour vos eWebinars afin d'équilibrer le nombre de sessions de webinaires que vous proposez et la rapidité avec laquelle vous souhaitez répondre au chat.

Si vous vous demandez comment programmer vos eWebinars et les doter en personnel de manière à pouvoir répondre au chat en temps voulu, nos clients adoptent trois approches courantes :

• Leur degré d'aisance en matière d'automatisation
• Le degré de disponibilité des webinaires (fréquence des sessions)
• La rapidité avec laquelle ils se sentent obligés de répondre aux messages de chat

Choisissez ci-dessous la stratégie qui répond le mieux à vos besoins et à vos objectifs, puis faites défiler la page pour découvrir comment organiser vos eWebinars en conséquence :

Stratégie n° 1 : automatisation minimale (disponibilité limitée des sessions + réponses immédiates par chat uniquement)

Stratégie n° 2 : Automatisation partielle (disponibilité modérée de la session + réponses rapides au chat)

Stratégie n° 3 : Automatisation complète (disponibilité maximale de la session + flexibilité pour réagir rapidement) - RECOMMANDÉE

NOTE : Nous avons tendance à voir une progression naturelle des clients qui commencent avec une automatisation minimale et qui passent lentement à une automatisation complète au fur et à mesure qu'ils découvrent le fonctionnement de l'eWebinar et qu'ils s'en rendent compte :

• Les clients préfèrent pouvoir participer à des sessions à leur convenance, ce qui entraîne une augmentation du taux de participation et de la satisfaction des clients.
• Tant que les clients obtiennent une réponse rapide à leurs messages de chat, ils se sentent écoutés et sont satisfaits. Notre autorépondeur les aide à gérer leurs attentes...

Stratégie n° 1 : automatisation minimale (disponibilité limitée des sessions + réponses immédiates par chat uniquement)

• Horaire: Disponibilité limitée des sessions (dans un fuseau horaire fixe)
• Chat: Réponses immédiates uniquement
• Idéal pour: Les entreprises qui se lancent dans l'automatisation

En règle générale, les entreprises qui suivent cette approche organisaient régulièrement des webinaires en direct - peut-être quelques fois par mois - avant de commencer à utiliser l'eWebinar.

Ils ont été attirés par les webinaires automatisés parce qu'ils sont préenregistrés, ce qui signifie pour eux qu'ils n'ont pas le stress d'avoir quelqu'un à présenter, qu'ils s'assurent que le contenu est toujours exactement le même et qu'ils éliminent virtuellement les problèmes techniques qui peuvent ruiner les webinaires en direct. En outre, ils souhaitaient simplement recréer la fréquence et l'expérience globale de leurs webinaires en direct.

Bien qu'ils aient compris que l'automatisation des webinaires pourrait leur permettre de programmer des sessions plus fréquemment, ils n'aimaient pas l'idée d'offrir plus de sessions que par le passé, parce qu'ils craignaient de ne pas pouvoir répondre aux messages de chat aussi rapidement. Ils estimaient que si le webinaire devait être préenregistré, le chat devait être en direct et très réactif.

Lorsqu'ils sont passés des webinaires en direct aux webinaires automatisés, voici comment ils ont configuré leur calendrier et leur chat dans eWebinar :

COMMENT DÉFINIR L'HORAIRE :

CE QU'IL FAUT DIRE DANS LE SCRIPT DE VOTRE WEBINAIRE :

"Notre équipe surveillera le chat aujourd'hui pendant le webinaire, donc si vous avez des questions, tapez-les dans la boîte de chat et nous vous répondrons aussi vite que possible."

Stratégie n° 2 : Automatisation partielle (disponibilité modérée des sessions + réponses rapides au chat)

• Horaire : Disponibilité modérée des sessions
• Chat : Des réponses rapides
• Idéal pour : Les entreprises qui sont plus à l'aise avec l'automatisation

Les entreprises qui suivent cette approche ont souvent commencé à utiliser l'eWebinar avec un minimum d'automatisation, mais elles ont fini par se rendre compte des avantages qu'il y a à mettre les sessions à la disposition des participants potentiels aussi souvent que possible : taux de participation et satisfaction des clients plus élevés. La décision de passer à cette approche a souvent été prise après avoir constaté à quel point il était facile de gérer et de maîtriser le chat tout en n'ayant plus à se préoccuper de la présentation d'un webinaire en direct.

S'ils sont plus à l'aise avec l'automatisation, ils souhaitent néanmoins limiter le nombre et le type de sessions qu'ils proposent afin de pouvoir répondre aux messages des participants en temps réel par le biais d'un chat en direct.

C'est l'approche la plus nuancée à comprendre. Voici donc un exemple concret de la manière dont une entreprise peut la mettre en pratique :

Voici les paramètres à définir pour Schedule et Chat afin de prendre en charge le scénario ci-dessus :

LES PARAMÈTRES DE L'HORAIRE :

LE SCRIPT DU WEBINAIRE :

"Nous répondrons à toutes les questions par l'intermédiaire du chat. Veillez donc à utiliser la boîte de chat pour nous faire part de vos questions ou commentaires. Si nous ne pouvons pas vous répondre pendant le webinaire, nous vous contacterons par courriel dès que possible."

Stratégie n° 3 : Automatisation complète (disponibilité maximale de la session + souplesse de réponse) - RECOMMANDÉE

• Horaire : Disponibilité maximale des sessions
• Chat : Possibilité de répondre aussi rapidement (ou aussi lentement) que vous le souhaitez
• Idéal pour : Les entreprises qui veulent maximiser les avantages de l'automatisation

C'est la stratégie que nous recommandons et que nous suivons nous-mêmes. Elle convient aux entreprises qui souhaitent bénéficier de tous les avantages de l'automatisation des webinaires (c'est la raison pour laquelle nous avons créé eWebinar). (C'est la raison pour laquelle nous avons créé eWebinar).

Les entreprises qui adoptent cette approche se rendent compte que le fait de rendre leurs webinaires disponibles 24 heures sur 24 - en fait à la demande - est ce que les clients souhaitent, puisqu'ils peuvent accéder au contenu à leur convenance. Ce niveau de disponibilité s'accompagne d'avantages secondaires tels qu'une augmentation des taux de participation, des taux de conversion plus élevés (puisque vous êtes en mesure de capter des prospects à un moment où leur intention est élevée) et une plus grande satisfaction de la clientèle. (Regardez le menu déroulant des sessions sur la page d'inscription de notre démo pour voir un exemple de cette configuration d'horaire).

Les entreprises qui suivent cette approche se rendent également compte que, bien qu'il soit très utile de dialoguer avec les participants par chat en direct chaque fois que possible, les clients sont parfaitement satisfaits d'obtenir des réponses à leurs questions plus tard par courrier électronique - après la fin de leur webinaire - à condition qu'ils soient informés de cette éventualité (par le répondeur automatique) et qu'ils reçoivent une réponse en temps utile.

Voici comment configurer votre calendrier et votre chat pour tirer le meilleur parti de l'automatisation :

LES PARAMÈTRES DE L'HORAIRE :

LE SCRIPT DU WEBINAIRE :

"Nous répondrons à toutes les questions par l'intermédiaire du chat. Veillez donc à utiliser la boîte de chat pour envoyer vos questions ou commentaires et nous vous répondrons dès que possible. Si vous n'obtenez pas de réponse immédiate, nous vous répondrons par courrier électronique."

Si vous avez des questions sur l'une des stratégies ci-dessus, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@ewebinar.com. Quelle que soit l'approche que vous décidez d'adopter, nous sommes impatients de vous faire découvrir la puissance et les avantages de l'automatisation des webinaires !