Le processus de recherche de subventions n'est pas facile, et c'est pourquoi Instrumentl existe. Instrumentl rend le processus plus efficace et efficient, en aidant les organismes sans but lucratif, les rédacteurs de subventions indépendants, les étudiants, les post-docs et les professeurs d'université à trouver les bonnes subventions.
Le responsable de la croissance de l'entreprise, Will Yang, s'est assis avec nous pour expliquer comment un investissement de 198 dollars dans eWebinar a permis de générer 27 000 dollars de revenus en six semaines.
Salut, Will ! Merci de vous joindre à moi aujourd'hui. Pouvez-vous commencer par me parler un peu de vous et d'Instrumentl ?
Bien sûr. Je m'appelle Will et je suis le responsable de la croissance d'Instrumentl, une société qui regroupe la prospection, le suivi et la gestion des subventions en un seul endroit. Notre objectif est d'être la plateforme de collecte de fonds institutionnels qui aide les organismes à but non lucratif et les consultants en rédaction de demandes de subventions à but non lucratif en aidant leurs clients à obtenir davantage de subventions.
Quels sont les problèmes auxquels Instrumentl a été confronté avant d'adopter eWebinar ?
Eh bien, nous avons une situation heureuse dans le sens où nous avons trop de pistes entrantes par rapport au nombre de responsables de comptes que nous avons. Et donc, en fin de compte, ce que nous cherchions, c'était un moyen d'offrir aux gens l'attention personnalisée que nous accordions habituellement à une personne qui s'inscrivait pour un compte d'essai gratuit ; en général, chaque personne devait passer par un appel avec notre représentant commercial.
"Nous avons introduit eWebinar lorsque nos représentants commerciaux sont devenus trop occupés pour avoir des appels individuels immédiats avec les clients."
Mais lorsque les agendas de nos représentants commerciaux étaient naturellement remplis, nous devions désactiver cette exigence d'appel. Il en résultait une perte de vitesse, les gens n'obtenant pas le genre d'expérience que nous voulions qu'ils aient. Le cas d'utilisation immédiat d'eWebinar était donc d'envoyer les nouvelles inscriptions à un webinaire d'accueil lorsque les représentants commerciaux ne pouvaient plus faire d'appels individuels. eWebinar nous a essentiellement permis d'accueillir plus de nouveaux clients à grande échelle.
Donc, lorsque les gens s'inscrivent sur votre plateforme, vous les dirigez maintenant vers vos eWebinaires ?
Exactement. Ce que nous avons conçu lorsque nous avons commencé à tester eWebinar était un flux d'inscription unique dans lequel, au lieu de ce que nous faisions auparavant - qui était juste de les envoyer vers un lien Calendly - nous l'avons échangé avec l'inscription eWebinar. Et quand ils cliquent dessus, ce que nous faisons dans notre backend est d'utiliser le web hook pour activer leur essai. Ainsi, lorsqu'ils participent au webinaire, leur compte est activé comme s'ils étaient passés par un appel Calendly.
"eWebinar nous aide à fournir aux clients l'expérience que nous voulons qu'ils aient."
Pouvez-vous nous expliquer plus en détail comment vous utilisez eWebinar chez Instrumentl ?
Il y a deux façons d'utiliser eWebinar chez Instrumentl.
La première est que nous l'utilisons pour notre essai gratuit d'onboarding et d'activation. Et le second est pour les reprises d'ateliers.
Avant eWebinar, si les calendriers de nos représentants commerciaux étaient trop occupés, nous devions désactiver nos exigences d'appel et envoyer des e-mails de suivi pour que les gens réservent un moment où les représentants étaient disponibles.
Nous utilisons maintenant le webinaire pour fournir les informations au client immédiatement, afin qu'il n'ait pas à attendre une demi-semaine ou une semaine pour commencer. Ensuite, après qu'ils aient regardé les 30 minutes du webinaire qui comprend les informations d'accueil, nous leur demandons de programmer un appel de suivi.
"Nous utilisons le eWebinar pour fournir des informations au client tout de suite, afin qu'il n'ait pas à attendre pour commencer."La deuxième façon d'utiliser eWebinar est de rendre notre série d'ateliers plus permanente. Nous organisons régulièrement des ateliers à l'intention de la communauté des rédacteurs de demandes de subventions, où nous enseignons les compétences de base en matière de rédaction de demandes de subventions. Ce que nous avons fait maintenant, c'est que nous avons transformé cela en un eWebinar avec un bon replay du passé. Et puis nous leur faisons simplement passer par là. Cela nous permet d'économiser de l'argent, car nous n'avons pas besoin de mettre en place un événement entièrement dédié que nous répétons sans cesse.
"Nous avons transformé un atelier en un eWebinar en utilisant une bonne rediffusion du passé, ce qui nous évite d'avoir à organiser le même événement encore et encore."
Combien de fois avez-vous organisé le même événement chaque mois ?
Nous avons une collection de six ateliers en ce moment. Nous avons échangé les sujets, mais nous les organisions plus ou moins une à deux fois par semaine, parfois trois.
"Nous utilisons eWebinar pour les ateliers où nous menons toute la conversation."
Nous organisons toujours des ateliers avec des partenaires plus larges et des choses comme ça, mais nous utilisons eWebinar pour les ateliers où nous menons toute la conversation. Ce que nous faisons dans ces ateliers, c'est que nous passons la moitié du temps à enseigner une sorte de problème fondamental, puis nous passons l'autre moitié à utiliser notre plate-forme et à montrer comment notre plate-forme résout ce problème particulier.
Quels avantages avez-vous tirés de l'utilisation d'un eWebinar ?
Nous sommes vraiment enthousiasmés par les avantages que nous avons tirés d'eWebinar. Nous avons lancé le 5 mars de cette année et en un mois et demi, nous avons économisé 70 heures (les analyses d'eWebinar nous en ont informés).
Nous avons également constaté un taux d'inscription de 33 %, ainsi qu'un taux de participation de 68 %. Ce qui est vraiment impressionnant pour nous, c'est que les gens restent jusqu'à la fin. En fait, 86 % des gens restent jusqu'à la fin, et le temps de visionnement moyen est de 91 % ! De plus, l'engagement d'activer l'essai, lorsqu'ils utilisent cette accroche web, est de 75% au sein du eWebinar.
"86% de nos clients restent jusqu'à la fin de nos webinaires."
J'ai ensuite jeté un deuxième coup d'œil aux données et c'est là que les choses sont devenues vraiment intéressantes. Sur les 144 personnes de notre CRM qui sont signalées comme ayant effectivement participé au webinaire auquel elles ont répondu, nous avons 20 clients. C'est donc une conversion de 14%. Ces personnes n'auraient pas eu d'interaction significative avec nous si elles étaient entrées dans notre entonnoir au moment où elles l'ont fait.
Sur ces 20 clients, 15 n'ont jamais parlé à un membre de notre équipe. Ils sont donc entièrement en libre-service, et sept d'entre eux sont passés à des plans annuels, dépensant environ 3 500 dollars, tandis que les autres étaient des abonnés mensuels.
Donc, lorsque nous regardons les personnes qui sont passées par eWebinar et qui n'ont jamais parlé à un représentant commercial, ce que j'ai calculé, c'est que nous avons payé eWebinar 198 $ et nous avons fait environ 27 000 $ de revenus attribuables à eWebinar en six semaines, ce qui est comme un retour 136x. Et cela n'inclut même pas le salaire ou le temps des représentants des ventes que nous avons économisé aussi. Donc, c'est ce que nous avons vu dans la section d'essai.
Pour ce qui est de la retransmission des ateliers, nous n'avons pas fini de l'optimiser, mais nous obtenons des pistes à partir de là et nous avons également des clients qui sont suivis à partir de là. Nous n'en sommes donc qu'au niveau superficiel de ce que nous pensons pouvoir commencer à utiliser la plateforme, puisque nous n'avons même pas commencé à l'utiliser en termes de succès client et d'autres implémentations de ce type.
Quant aux clients qui sont en libre-service et ne parlent jamais à un représentant commercial, que faisaient-ils avant que vous ne mettiez en place le eWebinar ?
Je pense qu'ils faisaient de leur mieux pour naviguer sur notre site - et notre site est incroyablement intuitif à utiliser, mais je pense que cela se produisait. Les gens ne bénéficiaient pas de l'expérience que nous aurions normalement offerte à chaque nouvelle inscription, et ils pouvaient abandonner plus tard parce qu'ils avaient compris la plupart des étapes de l'accueil, mais pas la totalité.
J'ai remarqué par le passé que les personnes qui n'ont jamais parlé à un représentant commercial ne connaissent pas les deuxième et troisième volets de notre produit, et ne voient donc que le premier tiers de ce que nous faisons ; lorsque nous parlons de la prospection, du suivi et de la gestion des subventions, elles apprennent à connaître le volet prospection, mais ne s'intéressent pas vraiment au suivi et à la gestion sans l'aide de quelqu'un d'autre. Je pense donc que ce qu'ils faisaient avant, c'était qu'ils s'appuyaient largement sur nos séries d'essais que nous envoyions par Intercom et d'autres moyens. Mais s'ils ne s'engageaient pas dans cette voie, ils n'avaient potentiellement pas le type d'expérience d'essai que nous voudrions standardiser pour toutes les personnes qui arrivent. Je veux dire, je pense qu'à notre époque, nous voyons de plus en plus de gens qui veulent se servir eux-mêmes de leur parcours - ne pas vouloir parler à quelqu'un, vouloir se débrouiller tout seul.
Comment eWebinar a-t-il aidé votre équipe et votre entreprise ?
Je pense que le point le plus fort est que nous avons été en mesure de donner plus d'expérience de notre marque sans faire de compromis en raison des contraintes de temps dans notre calendrier. Dans le passé, nous avons littéralement désactivé notre exigence d'appel et vu que les gens n'avaient pas la même expérience que les autres. Aujourd'hui, nous disposons d'un moyen qui permet aux gens de se rapprocher de la réalité de la collaboration avec notre équipe, tout en permettant à notre équipe de rattraper le flux entrant.
Ce qui est également cool, c'est que nous avons été en mesure de créer des webinaires à partir de ces ateliers que nous devions régulièrement organiser de manière ponctuelle, et essentiellement d'améliorer nos entonnoirs d'emails marketing pour conduire à ce webinaire, au lieu de devoir continuellement conduire vers un événement en direct où nous devons tout faire en termes de gestion d'événements, pour une chose que nous avons déjà faite auparavant.
Je pense que ce sont les deux plus grandes victoires que notre équipe a connu avec eWebinar jusqu'à présent.
Quand vous dites que votre équipe prend des appels, s'agit-il d'appels individuels ou d'appels entre plusieurs personnes ?
Il s'agit d'appels individuels. Nous avons testé des ateliers de groupe, mais nous avons constaté que, dans notre domaine, le plus efficace est de passer littéralement 30 minutes avec quelqu'un pour lui faire découvrir la plateforme tout en l'informant sur son cas d'utilisation respectif.
"Du moment où j'ai commencé mon essai jusqu'au moment où mon premier webinaire a été réalisé, tout le processus a été super fluide."
Diriez-vous que le eWebinar leur donne le sentiment d'une touche personnalisée ?
C'est le cas parce que les gens interagissent aussi via le chat. Et même si nous disons très explicitement qu'il s'agit d'un enregistrement de notre flux d'accueil standard, ils interagissent toujours activement avec nos représentants commerciaux par le biais du chat.
"eWebinar donne le sentiment d'une expérience personnalisée car les gens interagissent avec la fonction de chat."
Et donc, même si ce n'est pas exactement la même chose qu'une expérience en direct, lorsque vous définissez les attentes quant à la façon dont elles vont être livrées, elles sont en fait très adaptables et elles peuvent jouer le jeu avec le format que nous avons créé pour elles en termes d'expérience d'accueil.
"Lorsque nous définissons les attentes en matière d'expérience d'embarquement pour nos clients, ils s'y adaptent très facilement."
Qu'est-ce que vous aimez le plus dans eWebinar ?
Ce que j'aime le plus, c'est que ça fonctionne et que ce n'est pas un gadget.
J'ai regardé d'autres plateformes avant d'utiliser eWebinar et je déteste personnellement les expériences où ils prétendent que ça va être un atelier en direct ou ils vérifient leur calendrier et il ne vérifie rien en fait, il montre juste la prochaine date disponible. Donc, ce que j'apprécie à propos d'eWebinar et de la façon dont vous vous positionnez, c'est que vous reconnaissez dès le départ qu'il s'agit d'un enregistrement, mais en même temps, cela ne signifie pas que cela doit être ennuyeux ou quelque chose comme ça. Ça peut toujours être une expérience amusante.
"J'aime eWebinar parce que ça marche et ce n'est pas un gadget."
Ce que j'ai apprécié en général, c'est qu'à partir du moment où j'ai créé mon compte d'essai jusqu'à l'importation d'un enregistrement antérieur et sa transformation en webinaire, tout s'est déroulé sans problème. Lorsque j'ai eu un problème de support client, l'équipe s'est fait un plaisir de s'en occuper.
"Je pense que eWebinar a fait mouche".
Dans l'ensemble, j'apprécie le fait qu'il fonctionne et qu'il soit très facile à utiliser. Il n'essaie pas de faire ce que certaines plateformes font, où elles essaient de s'étendre au-delà de ce qu'elles font, ou de se positionner comme une expérience en direct alors que ce n'est pas le cas. Je pense qu'eWebinar a mis le doigt sur le problème.
C'est bon à entendre. Lorsque nous avons conçu eWebinar, nous l'avons construit autour de l'intégrité. Nous voulons que nos clients soient fiers de s'associer avec nous.
Oui. Instrumentl, en termes de positionnement dans notre espace respectif, s'aligne vraiment sur cette mission également.
"L'approche franche et honnête d'eWebinar est rafraîchissante".
Nous sommes tous sur le fait de décupler l'expérience du produit parce que finalement nous pensons que le secteur non lucratif a été largement mal servi avec les solutions technologiques qui ont été créées pour lui. Ainsi, lorsque j'ai trouvé eWebinar, il m'a semblé que vous l'aviez compris. Je n'ai jamais eu l'impression d'être trompé dans quoi que ce soit, c'était toujours "hey, voici l'enregistrement, voici ce qui va se passer, voici ce qui va suivre". Donc avoir cette approche franche et honnête était vraiment rafraîchissant.
"Les modèles d'eWebinar permettent de commencer à réfléchir facilement aux différents cas d'utilisation du produit."
J'ai aussi beaucoup apprécié votre rôle de guides de ressources. Par exemple, lorsque nous avons créé le compte, vous aviez tous ces modèles prêts à l'emploi, ce qui nous a permis de commencer à réfléchir facilement aux différents cas d'utilisation du produit.
C'était vraiment génial en termes de facilité d'intégration. Nous avons pu tourner cela très rapidement. Nous avons pu créer un webinaire en un jour environ. Puis, la semaine suivante, nous avons travaillé avec notre équipe d'ingénieurs pour mettre en place le web hook et le tester. Nous avons donc mis moins d'une semaine pour lancer le webinaire. C'était formidable pour les équipes techniques et non techniques.
A qui recommanderiez-vous eWebinar ?
Je recommanderais eWebinar à toute entreprise dirigée par un produit qui a un produit vraiment fort adapté au marché et qui cherche des moyens d'élargir la bande passante de leur équipe respective.
Nous sommes une équipe de 15 personnes en ce moment et eWebinar nous donne une paire de mains supplémentaire. Donc c'est vraiment génial pour être plus efficace avec nos clients.
"Je recommanderais eWebinar à toute entreprise dirigée par un produit qui a une très bonne adéquation produit-marché et qui cherche des moyens d'élargir la bande passante de son équipe respective."
Je pense que l'eWebinar peut être un moyen de donner une touche plus réelle à la façon dont vous augmentez le nombre de vos clients ou le marketing, ou l'enseignement à vos clients en général. C'est quelque chose dans lequel il y a tellement d'applications différentes dans les façons dont vous pouvez l'utiliser. Donc si vous êtes vraiment orienté produit et que vous essayez vraiment d'enseigner les nuances de la façon dont vous voulez que les clients utilisent votre produit, alors je pense que le eWebinar est une excellente solution pour le faire.
C'est génial, Will. C'est génial d'entendre parler du succès d'Instrumentl avec eWebinar !
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